Các yếu tố tiên quyết trong hợp đồng Thuê ngoài phát triển phần mềm

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc sử dụng Outsourcing đã trở thành một xu hướng phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc thiết lập một hợp đồng Outsourcing đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hợp đồng này không chỉ xác định rõ ràng các vai trò, trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng hợp đồng Outsourcing

1. Bảo vệ quyền lợi của 2 bên

Hợp đồng Outsourcing giúp xác định rõ ràng các vai trò, trách nhiệm, nghĩa vụ của cả hai bên, từ đó giảm thiểu rủi ro tranh chấp và đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, hợp đồng này cũng bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh và dữ liệu của đôi bên, giúp các doanh nghiệp yên tâm hơn khi chia sẻ thông tin nhạy cảm.

2. Nâng cao hiệu quả và năng suất

Bằng cách xác định cụ thể mục tiêu, phạm vi công việc, thời hạn và ngân sách, việc thiết lập hợp đồng Outsourcing giúp các bên tập trung hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn, tránh tình trạng chồng chéo công việc và lãng phí thời gian. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án.

3. Tăng linh hoạt cho doanh nghiệp

Hợp đồng Outsourcing giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô hoạt động theo nhu cầu thị trường, nhanh chóng thích ứng với những thay đổi và cơ hội mới.

Hợp đồng Outsourcing là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của việc thuê ngoài. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi sử dụng dịch vụ Outsourcing và thiết lập chặt chẽ hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn ở Việt Nam, hãy đảm bảo tuân thủ Bộ Luật Lao Động 45/2019/QH14, Bộ Luật Thương Mại Số 36/2005/QH11, Bộ Luật Doanh Nghiệp 59/2020/QH14 của Chính phủ để quá trình Outsourcing diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

Phạm vi dự án

Khi thiết lập hợp đồng Outsourcing, việc xác định rõ ràng phạm vi dự án là yếu tố tiên quyết đầu tiên cần được quan tâm. Doanh nghiệp cần lập tài liệu chi tiết, mô tả đầy đủ các mục tiêu SMART cụ thể của dự án, danh sách sản phẩm, nhiệm vụ, chi phí ước tính và thời hạn hoàn thành.

Tài liệu phạm vi dự án này có thể được đính kèm trực tiếp vào hợp đồng hoặc được tham chiếu trong một phụ lục riêng. Việc đưa phạm vi dự án vào hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải sửa đổi toàn bộ thỏa thuận khi có bất kỳ thay đổi nào về phạm vi dịch vụ. Thay vào đó, các bên chỉ cần cập nhật phụ lục tương ứng, quy trình nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Ngoài ra, hợp đồng cũng nên quy định rõ ràng quy trình thay đổi phạm vi dự án, mô tả rõ ràng liệu sự thay đổi có khả thi không, ảnh hưởng đến ngân sách và lịch trình như thế nào và ai ở cả hai bên có thể đưa ra quyết định về các thay đổi (người yêu cầu, người phê duyệt, chỉ một trong hai công ty có thể thực hiện được không).

Theo mặc định, nhà cung cấp dịch vụ Outsourcing sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động và thực hiện theo thời hạn đã thỏa thuận. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mong muốn đối tác chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của dự án, cần ghi rõ các nghĩa vụ này trong hợp đồng. Ví dụ, có thể thêm điều khoản: “Với mỗi sản phẩm được thực hiện và bàn giao tới đối tác, [Tên nhà cung cấp] sẽ đảm bảo cả về chất lượng lẫn thời hạn công việc.”

Bằng cách xác định rõ ràng phạm vi dự án ngay từ đầu, các bên sẽ có cùng một kỳ vọng và hiểu biết chung về dự án, giúp quá trình triển khai và phối hợp diễn ra thuận lợi hơn.

Với mỗi sản phẩm được thực hiện và bàn giao tới đối tác, Evotek sẽ đảm bảo cả về chất lượng lẫn thời hạn công việc.

Chuyển giao tài sản

Trong một số trường hợp, khi lựa chọn dịch vụ Outsourcing, doanh nghiệp sẽ cần chuyển giao một số tài sản cho đối tác như thiết bị viễn thông, phần cứng máy tính, hợp đồng thuê thiết bị và giấy phép phần mềm. Việc chuyển giao này có thể xuất phát từ hai nguyên nhân chính:

• Dựa theo tiêu chuẩn bảo mật của bên yêu cầu dịch vụ (ví dụ: bạn chỉ có thể đăng nhập vào mạng của họ từ các thiết bị cụ thể, như máy tính hay các bộ phát riêng).
• Khi dịch vụ cung cấp đòi hỏi một số thiết bị chuyên dụng cao mà một công ty phần mềm thông thường chưa sở hữu.

Để ràng buộc hợp pháp thủ tục chuyển giao và hoàn trả các tài sản này, doanh nghiệp cần chuẩn bị một điều khoản “Chuyển giao tài sản công nghệ” cụ thể trong hợp đồng. Điều khoản này nên bao gồm chi tiết tên, ngày giờ nhận, dự kiến trả, cùng với các quy định liên quan đến việc bảo quản và sử dụng tài sản.

Căn cứ vào Bộ Luật Dân Sự 33/2005/QH11, việc bàn giao tài sản phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên (Bên bàn giao tài sản và bên nhận bàn giao tài sản). Chỉ khi xác lập thành thành văn bản đối với các tài sản được bàn giao, tòa án mới có cơ sở để bảo vệ quyền lợi của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Do vậy, việc xác lập các giấy tờ, biên bàn bàn giao tài sản một cách chính xác và chi tiết có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về mặt pháp lý.

Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)

Một trong những mối quan tâm lớn nhất của các doanh nghiệp khi lựa chọn Outsourcing là bảo vệ tài sản trí tuệ và bí mật kinh doanh của mình. Họ lo ngại rằng ý tưởng kinh doanh – yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh đặc biệt trên thị trường – sẽ bị đánh cắp nếu chia sẻ với đối tác Outsourcing.

Để giải quyết nỗi lo này, doanh nghiệp cần tuân theo một số quy tắc đơn giản. Đầu tiên, trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng về uy tín và năng lực của họ. Bằng cách xem xét các đánh giá trên phương tiện truyền thông, các chứng nhận về bảo mật thông tin (như ISO 27001:2013), doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ đáng tin cậy của đối tác.

Sau những nghiên cứu ban đầu này, hãy tạo cuộc hẹn để tìm hiểu sâu hơn về quy trình làm việc của họ, từ đó xây dựng nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác lâu dài, hiệu quả và thành công.

Khi doanh nghiệp chắc chắn rằng mình đang hợp tác với đối tác tin cậy, bước tiếp theo là thiết lập một Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) để xác định rõ ràng các quy tắc bảo mật trong mối quan hệ này.

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT/BLĐTBXH, một thỏa thuận bảo mật thông tin cần bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Danh mục bí mật kinh doanh: Xác định rõ ràng những thông tin nào được coi là bí mật kinh doanh và cần được bảo vệ.
• Phạm vi sử dụng bí mật kinh doanh: Quy định cách thức và mục đích mà đối tác có thể sử dụng các thông tin bí mật kinh doanh.
• Thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh: Xác định khoảng thời gian mà các thông tin bí mật kinh doanh được bảo vệ, bao gồm cả sau khi hợp đồng kết thúc.
• Phương thức bảo vệ bí mật kinh doanh: Mô tả các biện pháp kỹ thuật và tổ chức được áp dụng để bảo vệ bí mật kinh doanh.
• Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động, người sử dụng lao động trong thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh;
• Xử lý vi phạm thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh: Quy định các hình thức xử lý trong trường hợp có sự vi phạm thỏa thuận.

Bằng cách thiết lập một thỏa thuận bảo mật thông tin chi tiết và toàn diện, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm của mình sẽ được bảo vệ an toàn trong suốt quá trình hợp tác với đối tác Outsourcing.

Quyền sở hữu sản phẩm

Mọi doanh nghiệp đều muốn nắm quyền sở hữu hoàn toàn đối với sản phẩm đã hoàn thành. Tuy nhiên, trong một số thỏa thuận Outsourcing, nhà cung cấp và công ty đi thuê ngoài có thể chia sẻ quyền sở hữu đối với phần mềm được phát triển. Điều này có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

• Đối tác Outsourcing gia công hoặc mở rộng phần mềm hiện có của họ.
• Nhà cung cấp với các dịch vụ bảo trì và phát triển cho một sản phẩm do công ty khác sản xuất và chỉ có giấy phép cho sản phẩm đó.

Dù bạn đang phát triển một phần mềm hoàn toàn mới hay chỉ thay đổi, mở rộng sản phẩm hiện có, thì các thỏa thuận Outsourcing cần nêu rõ quyền sở hữu để tránh xung đột giữa hai bên trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp mong muốn nắm giữ toàn quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm, điều này phải được ghi rõ trong hợp đồng. Một ví dụ có thể là: “Tất cả quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến sản phẩm, bao gồm bằng sáng chế, bản quyền, thương hiệu và bí mật thương mại, sẽ thuộc sở hữu duy nhất của [Tên công ty].”

Tuy nhiên, trong trường hợp chia sẻ quyền sở hữu, hợp đồng cần quy định rõ ràng phạm vi và điều kiện của việc chia sẻ này. (Ví dụ, nhà cung cấp có thể được phép sử dụng mã nguồn của sản phẩm cho mục đích nghiên cứu và phát triển nội bộ, nhưng không được phép bán hoặc chuyển nhượng sản phẩm đó cho bên thứ ba.)

Khi doanh nghiệp làm rõ quyền sở hữu trí tuệ ngay từ đầu, công ty và đối tác Outsourcing có thể tránh được các tranh chấp đáng tiếc trong tương lai và đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển theo đúng mong muốn và quyền lợi của các bên.

Giải quyết tranh chấp

Mặc dù các bên đã cố gắng xây dựng một hợp đồng Outsourcing toàn diện và chi tiết, nhưng vẫn có khả năng xảy ra tranh chấp trong quá trình thực hiện dự án. Trong trường hợp đối tác Outsourcing vi phạm các điều khoản của hợp đồng hoặc dự án không diễn ra theo kế hoạch, doanh nghiệp cần có phương án xử lý liên quan đến pháp luật để tránh lãng phí thời gian và nhân lực không đáng có.

Tuy nhiên với điều khoản giải quyết hòa bình, doanh nghiệp của bạn có thể tránh bị vướng vào các vấn đề pháp lý phức tạp. Điều khoản này sẽ dẫn dắt cả hai bên cùng đàm phán và đi đến thỏa thuận chung về tình huống đã xảy ra, giúp giảm thiểu rủi ro xung đột và cung cấp cho doanh nghiệp phương án hành động cho bất kỳ vấn đề nào.

Sau đây là 3 phương pháp giải quyết tranh chấp phổ biến mà doanh nghiệp có thể cân nhắc:

• Giải quyết hòa bình: Đây là phương pháp được ưu tiên vì tính nhanh chóng, ít tốn kém và giúp duy trì mối quan hệ với đối tác. Trong giai đoạn này, cả hai bên sẽ ngồi lại với nhau để thảo luận về vấn đề và cố gắng tìm ra giải pháp xử lý thỏa đáng.
• Giải quyết trung gian (ADR): Nếu thương lượng trực tiếp không thành công, các bên có thể nhờ đến sự can thiệp của một bên thứ ba trung lập. Người trung gian sẽ lắng nghe cả hai phía trình bày quan điểm của mình và đưa ra phán quyết có tính ràng buộc pháp lý.
• Xử kiện: Đây là phương pháp cuối cùng nếu các phương án trên không giải quyết được vấn đề.

Bằng cách quy định rõ ràng các phương thức giải quyết tranh chấp trong hợp đồng, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn quá trình xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời tránh những tốn kém và rủi ro không đáng có do các vụ kiện tụng kéo dài.

Kết luận

Hợp đồng Outsourcing đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định rõ ràng các quyền và nghĩa vụ của các bên, giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp và đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ. Bằng cách kết hợp các yếu tố như phạm vi dự án, chuyển giao tài sản, thỏa thuận bảo mật, quyền sở hữu sản phẩm và phương thức giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp có thể thiết lập một hợp đồng Outsourcing toàn diện và phù hợp với các yêu cầu và nhu cầu của mình.

Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất, trước tiên doanh nghiệp cần lựa chọn một đối tác Outsourcing đáng tin cậy và giàu kinh nghiệm. Hãy hợp tác với một đối tác có giá trị, doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về sự hợp tác hiệu quả, vừa công bằng vừa được xác định rõ ràng theo các điều khoản trong hợp đồng.