English
Trong thời đại số hóa ngày nay, việc lựa chọn và onboarding một nhà cung cấp gia công phần mềm phù hợp là một quyết định then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án. Theo thông tin từ Deloitte, 88% nhà tuyển dụng tin rằng quá trình onboarding chất lượng cao ảnh hưởng trực tiếp đến sự gắn kết của nhân viên.
Tương tự, việc onboarding một đối tác gia công phần mềm chuyên nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một mối quan hệ hợp tác bền vững và hiệu quả.
Trong bài viết này, Evotek sẽ chia sẻ 3 bước onboarding nhà cung cấp gia công phần mềm để giúp doanh nghiệp tìm được đối tác lý tưởng, đồng thời xây dựng nền tảng hợp tác vững chắc ngay từ những bước đầu tiên.
Xây dựng kế hoạch chuyển giao kiến thức
Việc chuyển giao kiến thức và chia sẻ thông tin là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình onboarding. Khách hàng và nhóm phát triển phần mềm sẽ làm quen và nắm bắt toàn bộ kiến thức về sản phẩm, yêu cầu, công nghệ, quy trình làm việc… một cách chi tiết. Để làm được điều này, chúng tôi sẽ thực hiện các bước sau:
1. Tổ chức buổi họp kick-off
Ngay từ đầu, chúng tôi sẽ tổ chức một buổi họp kick-off với toàn bộ thành viên tham gia dự án từ phía khách hàng và đội ngũ phát triển phần mềm của Evotek. Trong buổi họp này, chúng tôi sẽ:
- Giới thiệu về dự án và đội ngũ của hai bên
- Thống nhất mục tiêu, phạm vi, kế hoạch và lịch trình của dự án
- Ngân sách và chất lượng
- Xác định các vai trò, trách nhiệm và giao tiếp giữa các thành viên
- Chia sẻ về quy trình, công cụ và phương thức làm việc mà chúng tôi sẽ áp dụng
- Đánh giá các rủi ro
- Câu hỏi và trả lời giữa các bên tham gia
2. Cung cấp tài liệu và thông tin chi tiết
Sau buổi họp kick-off, bên phát triển phần mềm sẽ cung cấp cho đội ngũ của mình tất cả các tài liệu, thiết kế, yêu cầu, tài liệu kỹ thuật và các thông tin liên quan khác. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ lên lịch các buổi họp và trao đổi thông tin chi tiết để giúp đội ngũ của chúng tôi nhanh chóng nắm bắt toàn bộ thông tin của dự án.
3. Tổ chức các buổi đào tạo kỹ thuật
Ngoài việc cung cấp tài liệu, chúng tôi sẽ tổ chức các buổi đào tạo kỹ thuật chuyên sâu nhằm giúp đội ngũ nắm vững các công nghệ, quy trình và yêu cầu kỹ thuật của dự án. Các buổi đào tạo này sẽ do các chuyên gia kỹ thuật từ phía khách hàng và đội ngũ của chúng tôi thực hiện.
Thiết lập các quy trình và giao tiếp
Để đảm bảo quá trình triển khai dự án được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, bên phát triển phần mềm và khách hàng sẽ thiết lập và thống nhất các quy trình và giao tiếp cụ thể như sau:
1. Thiết lập các kênh giao tiếp
Chúng tôi sẽ thiết lập các kênh giao tiếp chính thức giữa các thành viên của hai bên, bao gồm:
- Họp trực tiếp: Khách hàng và đối tác outsourcing gặp gỡ trực tiếp có thể giúp tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, xây dựng mối quan hệ và giải quyết các vấn đề phức tạp.
- Cuộc họp trực tuyến định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng): Sử dụng các công cụ như Zoom, Skype, Microsoft Teams để tổ chức các cuộc họp trực tuyến định kỳ. Điều này rất hữu ích khi các bên ở các địa điểm khác nhau để cập nhật tình hình và giải quyết các vấn đề phát sinh
- Email: Trao đổi email là phương thức liên lạc thường xuyên và hiệu quả để chia sẻ thông tin, tài liệu, yêu cầu và phản hồi.
- Tin nhắn: Sử dụng các ứng dụng chat như Slack, Microsoft Teams để trao đổi nhanh chóng và hiệu quả trong suốt quá trình hợp tác.
- Báo cáo tiến độ (Progress reports): Các báo cáo định kỳ về tiến độ, kết quả và các vấn đề phát sinh sẽ giúp tăng cường sự minh bạch và giám sát quá trình outsourcing cho cả hai bên.
- Dùng công cụ quản lý dự án: Sử dụng các phần mềm như Trello, Jira để theo dõi và quản lý công việc chung.
Đây là một số phương thức giao tiếp phổ biến khi thực hiện outsourcing. Sự kết hợp linh hoạt các phương thức giao tiếp trên sẽ giúp tăng cường hiệu quả của quá trình outsourcing, đảm bảo sự phối hợp và giám sát chặt chẽ giữa các bên.
2. Thiết lập quy trình quản lý dự án
Chúng tôi sẽ thống nhất và áp dụng một quy trình quản lý dự án chuẩn, bao gồm:
- Phân chia công việc và giao trách nhiệm rõ ràng cho nhân sự trong team
- Xây dựng các mốc tiến độ và theo dõi tiến độ thực hiện
- Quản lý và giải quyết các rủi ro, thay đổi trong dự án
“Trong dự án outsourcing có nhiều loại rủi ro có thể xảy ra. Ví dụ: Rủi ro bảo mật thông tin (bị rò rỉ thông tin dự án hoặc thông tin công ty), rủi ro tài chính ( việc quản lý ngân sách không tốt dẫn đến chi phí dự án tăng cao),… Việc quản lý và giải quyết các rủi ro trong dự án rất quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án”
- Kiểm soát chất lượng sản phẩm và quy trình
3. Thiết lập quy trình kiểm thử và đảm bảo chất lượng
Quy trình kiểm thử và đảm bảo chất lượng không chỉ là công việc kiểm tra sản phẩm cuối cùng mà là giai đoạn đảm bảo tính đúng đắn và hiệu suất của phần mềm. Có nhiều cấp độ kiểm thử khác nhau giúp kiểm thử phần mềm. Mỗi cấp độ thử nghiệm đều có một mục đích cụ thể. Mức độ kiểm thử sẽ cung cấp giá trị cho vòng đời phát triển phần mềm. Chúng tôi sẽ xây dựng một quy trình kiểm thử và đảm bảo chất lượng chuẩn, bao gồm:
- Các bước kiểm thử (kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp, kiểm thử hệ thống, kiểm thử chấp nhận)
- Các công cụ và kỹ thuật kiểm thử phù hợp
- Các báo cáo và thống kê về chất lượng sản phẩm
Đảm bảo sự tham gia từ khách hàng và cải thiện chất lượng
Để quá trình onboarding được thực hiện một cách hiệu quả, sự tham gia và hỗ trợ tích cực từ khách hàng là rất quan trọng. Chúng tôi sẽ:
1. Yêu cầu sự tham gia của các bên liên quan chính
Ngoài đội ngũ kỹ thuật, chúng tôi sẽ yêu cầu sự tham gia của các bên liên quan chính như quản lý dự án, kiến trúc sư phần mềm, chuyên gia nghiệp vụ… để đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án đều được chuyển giao đầy đủ.
Chúng tôi sẽ tạo điều kiện và khuyến khích các thành viên của khách hàng tham gia tích cực vào các hoạt động onboarding như các buổi họp, đào tạo, chia sẻ tài liệu… Sự tham gia này rất quan trọng để đảm bảo việc chuyển giao kiến thức hiệu quả.
Trong suốt quá trình onboarding, chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc, yêu cầu từ phía khách hàng để đảm bảo họ có thể nhanh chóng nắm bắt và làm quen với dự án.
2. Liên tục theo dõi và cải thiện
Trong suốt quá trình triển khai dự án, chúng tôi sẽ liên tục theo dõi, đánh giá và cải thiện quy trình onboarding để đảm bảo nó luôn hiệu quả và phù hợp:
● Đánh giá định kỳ: Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần), chúng tôi sẽ tổ chức các buổi đánh giá với đội ngũ của khách hàng để xem xét lại quy trình onboarding, nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất các biện pháp cải thiện.
● Lắng nghe phản hồi: Ngoài các buổi đánh giá, chúng tôi luôn lắng nghe và tiếp thu các phản hồi, ý kiến đóng góp từ phía khách hàng để kịp thời cải thiện quy trình onboarding. Chúng tôi sẽ yêu cầu tất cả các thành viên tham gia dự án đều cam kết và chịu trách nhiệm với công việc được giao. Điều này sẽ giúp đảm bảo tiến độ, chất lượng và sự phối hợp trong suốt quá trình triển khai.
● Áp dụng các bài học kinh nghiệm: Từ các dự án gia công phần mềm trước đây, chúng tôi đã tích lũy được nhiều bài học kinh nghiệm về onboarding. Chúng tôi sẽ liên tục áp dụng và cập nhật các bài học này vào quy trình onboarding của dự án hiện tại để đảm bảo nó luôn được cải thiện và hiệu quả hơn.
3. Đảm bảo sự liên tục và giao tiếp hiệu quả
Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình onboarding là duy trì sự liên tục và giao tiếp hiệu quả giữa hai bên. Chúng tôi sẽ:
● Đảm bảo tính liên tục của đội ngũ
Chúng tôi sẽ cố gắng duy trì sự ổn định và liên tục của đội ngũ làm việc trên dự án. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về nhân sự, chúng tôi sẽ thông báo và chuyển giao công việc một cách kỹ lưỡng để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án.
● Duy trì giao tiếp thường xuyên
Như đã nói ở trên, chúng tôi sẽ duy trì các kênh giao tiếp chính thức và thường xuyên với khách hàng để đảm bảo việc chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề diễn ra liên tục và kịp thời.
● Phản hồi nhanh chóng
Ngoài việc duy trì giao tiếp, chúng tôi cam kết sẽ phản hồi nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu, câu hỏi từ phía khách hàng để đảm bảo dự án được triển khai một cách suôn sẻ.
Kết luận
Như vậy, Evotek đã trình bày một quy trình onboarding chi tiết để đảm bảo quá trình onboarding dự án gia công phần mềm của khách hàng diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Quy trình này bao gồm các bước như:
- Xây dựng kế hoạch chuyển giao kiến thức
- Thiết lập các quy trình và giao tiếp chuẩn
- Đảm bảo sự tham gia của khách hàng và cải thiện
Với 6 năm tham gia nhiều dự án phát triển phần mềm outsourcing trong và ngoài nước, Evotek hiểu rõ quy trình onboarding mỗi dự án. Các chuyên gia phát triển phần mềm giàu kinh nghiệm của Evotek sẽ giúp quá trình chuyển tiếp và triển khai dự án gia công phần mềm của khách hàng sẽ được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả, gia tăng khả năng thành công của dự án và giảm bớt thời gian đưa sản phẩm ra mắt thị trường người dùng.
Hãy liên hệ với Evotek ngay hôm nay để được các chuyên gia phần mềm tư vấn và hỗ trợ thêm miễn phí.