Chúng tôi đã xây dựng một hệ thống HRM toàn diện giúp tối ưu hóa các quy trình nhân sự cho một trong những công ty sản xuất hóa chất hàng đầu Việt Nam. Hệ thống bao gồm các chức năng quản lý nhân sự, phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, v.v.
Khách hàng
Khách hàng của chúng tôi là một trong những công ty sản xuất hóa chất lớn nhất Việt Nam, với hơn 70 năm kinh nghiệm trong ngành. Công ty có hơn 25.000 nhân viên làm việc tại nhiều nhà máy và văn phòng trên khắp cả nước. Với tầm nhìn trở thành công ty hóa chất hàng đầu khu vực Đông Nam Á, khách hàng của chúng tôi luôn chú trọng đầu tư vào công nghệ và nguồn nhân lực để nâng cao năng lực cạnh tranh.
(Thông tin chi tiết về dự án không được tiết lộ theo quy định của thỏa thuận bảo mật (NDA).)
Thách thức
Khách hàng của chúng tôi đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng, tuy nhiên doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý hiệu quả các vấn đề nhân sự. Bộ phận nhân sự cần một giải pháp tự động để giảm bớt gánh nặng trong việc xử lý các công việc hành chính hàng ngày như hồ sơ nhân sự, quản lý công việc, lương, chấm công, nghỉ phép… Khách hàng cần một hệ thống tập trung lưu trữ và cập nhật nhanh chóng, dễ dàng tất cả thông tin nhân viên, cùng với một giải pháp web linh hoạt cho phép quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và đáng tin cậy trong môi trường sản xuất. Hệ thống cần có khả năng tạo mới và điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với đặc thù ngành, đồng thời tích hợp liền mạch với các hệ thống khác trong nhà máy như quản lý sản xuất và an toàn lao động. Evotek cần phát triển một giải pháp phần mềm HRM mô-đun bao gồm:
- Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và ca làm việc, tính lương và phúc lợi, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, an toàn lao động, báo cáo và phân tích, tích hợp hệ thống, và quản lý quyền truy cập.
- Bảng điều khiển thông tin được tích hợp với phân tích để theo dõi các chỉ số vận hành quan trọng của nhà máy.
- Hệ thống có cấu trúc linh hoạt, cho phép dễ dàng bổ sung tính năng mới như đánh giá an toàn lao động và quản lý đào tạo chuyên môn hóa chất mà không cần điều chỉnh lớn.
- Cuối cùng, giải pháp này tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí vận hành trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về an toàn trong ngành hóa chất.
Mục tiêu của chúng tôi là tập trung dữ liệu trong một hệ thống thống nhất, tích hợp và cải tiến các quy trình kinh doanh hiện có, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong môi trường sản xuất hóa chất đặc thù.
Giải pháp
Chúng tôi đã phát triển một hệ thống HRM toàn diện dựa trên nền tảng web, được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của nhà máy sản xuất hóa chất. Hệ thống này tập trung lưu trữ và quản lý tất cả thông tin nhân viên, cấu trúc tổ chức và quy trình nhân sự tại một nơi. Ứng dụng web cho phép tạo và tùy chỉnh các quy trình kinh doanh phù hợp với đặc thù ngành hóa chất, bao gồm lộ trình phát triển cá nhân, quản lý nghỉ phép, ghi nhận thời gian thử việc, gia hạn hợp đồng và đặc biệt là các quy trình liên quan đến an toàn lao động trong môi trường sản xuất.
Tab Cơ cấu công ty
Để giải quyết thách thức về lưu trữ thông tin phi tập trung, chúng tôi đã phát triển trang Cơ cấu công ty với các tính năng: 1. Truy cập vào cơ cấu tổ chức, bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức
- Hồ sơ nhân sự
- Hợp đồng lao động
- Điều chuyển
- Nghỉ việc
- Khen thưởng
- Kỷ luật
- Phúc lợi
2. Lọc nhân viên theo trình độ chuyên môn, kỹ năng
- Tìm kiếm nhân viên sử dụng các bộ lọc:
- Tên
- Đơn vị tổ chức
- Vị trí
- Người quản lý
- Xem hồ sơ đồng nghiệp
Đặc biệt, chúng tôi đã triển khai các chức năng sau trong ứng dụng HRM:
- Tab cơ cấu công ty
- Cơ cấu tổ chức theo hai hình thức (cây/danh sách)
- Danh sách nhân viên với tùy chọn lọc (chức danh, cấp độ chuyên môn, cấp quản lý, bộ phận)
- Tìm kiếm và xem hồ sơ nhân viên với thông tin chung
Tab Quản lý chấm công
Hệ thống quản lý chấm công được thiết kế đáp ứng yêu cầu đặc thù của ngành sản xuất, có khả năng tùy chỉnh theo quy định pháp luật và quy trình nội bộ của từng địa điểm làm việc. Trước đây, khi nhân viên di chuyển giữa các điểm làm việc khác nhau, họ thường không nắm rõ các quy định cụ thể của từng địa điểm, gây ra nhiều khó khăn. Là một phần của chức năng hệ thống, chúng tôi đã triển khai:
- Chấm công: Tích hợp với hệ thống chấm công tự động, theo dõi giờ làm thực tế.
- Ca làm việc: Quản lý lịch ca linh hoạt, hỗ trợ nhiều loại ca (ca ngày, ca đêm, ca xoay).
- Đơn phiếu: Cho phép yêu cầu nghỉ phép, nghỉ ốm; hiển thị số dư thời gian nghỉ.
- Quản lý vào ra: Ghi nhận thời gian chính xác, cảnh báo bất thường.
- Thiết lập: Cấu hình quy định chấm công theo địa điểm.
- Báo cáo: Tổng hợp chấm công, phân tích xu hướng vắng mặt.
Nhóm của chúng tôi đã thêm tab Thời gian nghỉ với các phần sau:
- Số dư của tôi: hiển thị ngày nghỉ hiện tại, sắp tới và quá khứ
- Yêu cầu của tôi: thông tin về thời gian nghỉ, loại, ngày, kỳ, số lượng và trạng thái
- Yêu cầu cấp dưới: quản lý yêu cầu nghỉ của nhân viên
- Tải dữ liệu lên các chương trình kế toán
Tab Quản lý lương
Hệ thống quản lý lương được phát triển để đáp ứng nhu cầu tính toán phức tạp các khoản lương, phụ cấp theo ca kíp trong ngành sản xuất, giải quyết vấn đề tốn thời gian và sai sót khi tính lương thủ công. Chức năng chính bao gồm:
- Tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công và KPI,
- Quản lý phụ cấp đặc thù, tính thuế và bảo hiểm,
- Tạo bảng lương điện tử, quy trình phê duyệt nhiều cấp và báo cáo tổng hợp.
Tab Quản lý lương cho phép nhân viên xem chi tiết lương, tải phiếu lương, gửi yêu cầu điều chỉnh, và cung cấp báo cáo tổng hợp cho quản lý. Giải pháp này tự động hóa quy trình tính lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý lương thưởng cho doanh nghiệp sản xuất.
Tab Quản lý công việc/KPI
Hệ thống quản lý công việc và KPI được thiết kế đặc biệt cho môi trường sản xuất, giải quyết thách thức về thiếu hệ thống thống nhất để theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc across các bộ phận. Chức năng chính bao gồm:
- Thiết lập KPI, giao việc, đánh giá, báo cáo hiệu suất, quản lý phản hồi và phân tích xu hướng.
- Tab Quản lý công việc hiển thị mục tiêu cá nhân, công việc được giao, form đánh giá và báo cáo tổng hợp.
Tab Cài đặt hệ thống
Một yếu tố quan trọng đối với giải pháp HRM trong môi trường sản xuất là khả năng thích ứng cao với những thay đổi thường xuyên về cấu trúc công ty, chức năng nhân viên và quy trình kinh doanh. Chúng tôi nhận thấy việc tập trung hóa thông tin là cần thiết, nhưng khả năng cập nhật nhanh chóng và dễ dàng còn quan trọng hơn để đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống. Để đáp ứng nhu cầu này, chúng tôi đã triển khai các tính năng sau trong phần cấu trúc công ty:
- Thay đổi hàng loạt: Cho phép di chuyển nhiều nhân viên cùng lúc đến vị trí hoặc bộ phận mới chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này đặc biệt hữu ích khi có sự tái cơ cấu lớn hoặc khi mở rộng nhà máy mới.
- Lọc thông minh: Cung cấp khả năng lựa chọn nhiều tham số khác nhau để truy xuất thông tin liên quan nhanh chóng. Ví dụ, quản lý có thể dễ dàng lọc ra nhân viên có chứng chỉ an toàn hóa chất cụ thể trong một bộ phận sản xuất.
Tab Cài đặt hệ thống bao gồm các phần:
- Cơ cấu công ty: Cho phép lọc thông tin về đơn vị, bộ phận, phòng ban, đội, nhóm.
- Thay đổi hàng loạt: Áp dụng thay đổi cơ cấu tổ chức đồng thời cho nhiều đối tượng.
- Giao diện người dùng đơn giản: Cho phép thay đổi cấu trúc tổ chức mà không cần kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.
Những tính năng này giúp doanh nghiệp sản xuất dễ dàng điều chỉnh hệ thống HRM theo những thay đổi trong quy trình sản xuất, yêu cầu an toàn mới, hoặc sự mở rộng của công ty. Ví dụ, khi một dây chuyền sản xuất mới được đưa vào hoạt động, quản lý có thể nhanh chóng tạo cấu trúc tổ chức mới, di chuyển nhân sự phù hợp, và cập nhật các yêu cầu kỹ năng đặc thù cho vị trí công việc trong dây chuyền đó.
Tích hợp với ứng dụng di động của công ty
Trong môi trường sản xuất hóa chất, nhu cầu truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ HRM từ nhiều địa điểm khác nhau là rất quan trọng. Nhận thức được điều này, chúng tôi đã phát triển tích hợp giữa hệ thống HRM chính với ứng dụng di động của công ty, đảm bảo người dùng có thể làm việc hiệu quả khi di chuyển giữa các nhà máy hoặc trong các chuyến công tác. Ứng dụng di động được thiết kế để sao chép các chức năng thiết yếu của hệ thống HRM chính, tập trung vào những tính năng cần thiết nhất cho nhân viên và quản lý trong ngành sản xuất:
- Quản lý thời gian nghỉ: Cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, xem số dư ngày nghỉ và theo dõi trạng thái phê duyệt. Quản lý có thể phê duyệt yêu cầu nghỉ phép ngay trên ứng dụng, đặc biệt hữu ích trong trường hợp khẩn cấp.
- Xem cấu trúc công ty: Cung cấp khả năng truy cập nhanh vào sơ đồ tổ chức, giúp nhân viên dễ dàng xác định đúng người cần liên hệ trong các tình huống an toàn hoặc vận hành.
- Truy cập hồ sơ nhân viên: Cho phép xem thông tin cơ bản của đồng nghiệp như vị trí, bộ phận và thông tin liên lạc. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi cần phối hợp giữa các ca làm việc.
- Báo cáo an toàn: Tích hợp chức năng báo cáo nhanh các vấn đề an toàn hoặc sự cố, giúp đảm bảo tuân thủ quy định nghiêm ngặt về an toàn trong ngành hóa chất.
- Thông báo ca làm việc: Gửi thông báo về lịch ca làm việc, thay đổi ca hoặc yêu cầu làm thêm giờ, đảm bảo nhân viên luôn cập nhật với lịch trình sản xuất.
- Truy cập tài liệu: Cho phép xem nhanh các quy trình vận hành chuẩn, hướng dẫn an toàn hoặc tài liệu đào tạo, hỗ trợ nhân viên tuân thủ quy trình trong mọi tình huống.
Quá trình
Quá trình triển khai hệ thống HRM cho công ty sản xuất hóa chất đã trải qua nhiều giai đoạn quan trọng, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ phát triển và các bên liên quan trong doanh nghiệp. Xác định chức năng
- Phân tích nhu cầu đặc thù của ngành hóa chất
- Ưu tiên tính năng theo mức độ cấp thiết
Thiết kế ứng dụng
- Phát triển giao diện thân thiện cho web và mobile
- Xây dựng kiến trúc hệ thống mở rộng được
Thực hiện chức năng
- Phát triển theo phương pháp Agile
- Tích hợp tính năng đặc thù ngành hóa chất
Triển khai và đào tạo
- Triển khai theo giai đoạn, bắt đầu với bộ phận pilot
- Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho người dùng
Duy trì sau phát hành
- Thiết lập hỗ trợ kỹ thuật 24/7
- Cập nhật định kỳ và thu thập phản hồi
Đảm bảo an toàn và tuân thủ
- Triển khai biện pháp bảo mật mạnh mẽ
- Cập nhật theo quy định mới về lao động và an toàn
Kết quả
HRM là cơ sở dữ liệu tập trung, là nguồn thông tin thống nhất cho tất cả các bộ phận khác (Tài chính, Kinh doanh, Nhân sự, v.v.). Chúng tôi đã cố gắng cung cấp một trong những giải pháp phần mềm nhân sự tốt nhất trên thị trường với nhiều tùy chọn phong phú bao gồm tích hợp và mở rộng quy mô chức năng nhanh chóng; cũng như các tính năng và quyền truy cập được cá nhân hóa dựa trên vai trò của người dùng. Mặc dù số lượng người dùng hệ thống ngày càng tăng và nhiều quy trình liên tục thay đổi nhưng hiệu suất và tính bảo mật của nó vẫn không bị ảnh hưởng. Nó đã cải thiện quy trình làm việc và giảm chi phí vận hành doanh nghiệp cho công ty sản xuất với hơn 20.000 nhân sự Hệ thống HRM đã trở thành công cụ không thể thiếu, hỗ trợ đắc lực cho công ty trong việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa quy trình sản xuất trong môi trường công nghiệp hóa chất phức tạp.
Xem thêm các dự án của Evotek
Cơ sở dữ liệu & điện toán đám mây Dự án
2 dự án dữ liệu lớn với Tổ chức tài chính top 6 Việt Nam
Dự án Phát triển phần mềm
Hệ thống giám sát mạng lưới Mobifone Operations Dashboard
Dự án Phát triển phần mềm
Giao diện trải nghiệm người dùng (UX/UI) cho Xe điện Vinfast
Dự án Phát triển phần mềm
Ứng dụng di động cho khách hàng của Quỹ đầu tư hơn 200 triệu USD
Dự án Phát triển phần mềm