Khách hàng của chúng tôi là một quỹ giải thưởng quốc tế uy tín, được thành lập với sứ mệnh vinh danh các nghiên cứu và thành tựu khoa học, công nghệ xuất sắc, góp phần giải quyết những thách thức lớn của nhân loại. Với tổng giá trị giải thưởng lên đến 4,5 triệu USD mỗi năm, đây là một trong những giải thưởng khoa học lớn nhất thế giới đã từng vinh danh giáo sư Yoshua Bengio, giáo sư Geoffrey Hinton, giáo sư Jensen Huang, giáo sư Yann LeCun và nhiều các nhà nghiên cứu tài năng khác.

Thách thức

Khách hàng của chúng tôi với sứ mệnh vinh danh những đột phá khoa học công nghệ mang lại lợi ích to lớn cho nhân loại. Với phạm vi tiếp cận rộng khắp và mục tiêu thúc đẩy những sáng kiến đột phá, giải thưởng thu hút gần 1.500 đề cử đến từ hơn 80 quốc gia và vùng lãnh thổ, hơn 9.000 nhà khoa học trở thành đối tác đề cử. Họ đang đối mặt với các thách thức đặc thù trong việc quản lý và tổ chức giải thưởng danh giá này, bao gồm:

Khó khăn trong việc tổ chức và lưu trữ các đề cử: Không có một hệ thống duy nhất để lưu trữ và tổ chức các đề cử có thể dẫn đến việc các đề cử được gửi qua nhiều phương tiện khác nhau như email, file đính kèm, hoặc giấy tờ gửi trực tiếp, khiến việc quản lý trở nên rối ren. Ban giám khảo sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nghiên cứu khoa học của từng thí sinh, làm mất thời gian và tăng khả năng nhầm lẫn trong quá trình chấm điểm.

Phân phối bài thi cho ban giám khảo: Trong các cuộc thi lớn, ban giám khảo thường bao gồm nhiều người với chuyên môn khác nhau. Việc phân bổ bài thi sao cho phù hợp với từng giám khảo và đảm bảo khối lượng công việc được phân chia đồng đều là một bài toán khó. Không có hệ thống hỗ trợ, quá trình này dễ dẫn đến tình trạng mất cân đối hoặc phân phối nhầm lẫn, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của giám khảo.

Tính điểm và tổng hợp kết quả: Việc quản lý điểm số và tổng hợp dữ liệu từ hàng nghìn nghiên cứu khoa học tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Ban giám khảo gặp khó khăn với:

• Việc tính toán và ghi chép điểm một cách chính xác.
• Tổng hợp dữ liệu từ nhiều giám khảo để ra kết quả cuối cùng.
• Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình chấm điểm.

Các con số ước tính thực tế (dựa trên ngành công nghiệp giải thưởng toàn cầu):

• 75% tổ chức gặp khó khăn trong việc kiểm soát khối lượng công việc khi số lượng bài thi tăng gấp đôi mỗi năm.
• 50% lỗi chấm điểm phát sinh từ quy trình tổng hợp thủ công hoặc thiếu đồng bộ hóa giữa các giám khảo.
• 30% bài thi không hợp lệ là do thiếu thông tin hoặc không tuân thủ định dạng, gây mất thời gian kiểm tra và xử lý.

Những thách thức này đòi hỏi một giải pháp toàn diện, tự động hóa cao và có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu đặc thù của tổ chức.

Giải pháp

Để giải quyết triệt để những vấn đề trên, Evotek – công ty công nghệ hàng đầu về phát triển phần mềm tùy chỉnh – đã xây dựng hệ thống phần mềm quản lý giải thưởng. Giải pháp này mang tính tự động hóa, đồng bộ và thông minh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý và tổ chức các giải thưởng lớn.

Hệ thống lưu trữ và quản lý tập trung: Phần mềm cung cấp một nền tảng duy nhất để lưu trữ và tổ chức tất cả các bài thi và đề cử, giúp loại bỏ sự phân tán dữ liệu.

• Tích hợp công cụ upload trực tuyến: Thí sinh có thể nộp bài thi trực tiếp qua hệ thống với định dạng chuẩn hóa. Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ của bài nộp (đúng định dạng, đủ thông tin cần thiết) và thông báo ngay khi có lỗi, giảm thiểu công việc kiểm tra thủ công.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn: Tất cả bài thi được phân loại và lưu trữ trên nền tảng số hóa, giúp ban tổ chức dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin bất cứ lúc nào.

Phân phối đề cử thông minh và đồng đều: Phần mềm hỗ trợ phân bổ đề cử tự động dựa trên chuyên môn và số lượng công việc của từng giám khảo:

• Phân phối tự động: Dựa trên các tiêu chí như lĩnh vực chuyên môn, khối lượng công việc hoặc số lượng bài thi đã chấm, hệ thống đảm bảo công bằng và hợp lý trong việc phân phối bài thi.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Ban tổ chức có thể thiết lập hoặc điều chỉnh các tiêu chí phân phối bài thi để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng cuộc thi.

Hỗ trợ chấm điểm hiệu quả và minh bạch: Hệ thống tích hợp các công cụ chấm điểm thông minh, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình chấm thi:

• Bảng chấm điểm trực tuyến: Ban giám khảo nhập điểm trực tiếp vào hệ thống thông qua giao diện thân thiện, được thiết kế phù hợp với các tiêu chí chấm điểm đã thiết lập.
• Tự động tính toán: Hệ thống tự động tổng hợp điểm từ tất cả giám khảo, loại bỏ rủi ro sai sót do tính toán thủ công.
• Theo dõi và kiểm tra: Các hoạt động chấm điểm của giám khảo được ghi nhận chi tiết, tạo cơ sở minh bạch để giải trình khi cần thiết.

Tự động hóa quy trình báo cáo và tổng hợp kết quả

• Báo cáo kết quả nhanh chóng: Sau khi hoàn tất chấm điểm, hệ thống tự động tạo báo cáo kết quả dưới các định dạng trực quan, dễ hiểu.
• Tùy chỉnh báo cáo: Khách hàng có thể tùy chỉnh cách trình bày kết quả để phù hợp với các yêu cầu cụ thể.
• Công bố minh bạch: Phần mềm hỗ trợ công bố kết quả một cách chính xác và minh bạch, tăng cường niềm tin từ thí sinh và công chúng.

Tăng cường tính bảo mật và giảm thiểu rủi ro

• Hệ thống mã hóa dữ liệu: Đảm bảo tất cả thông tin của thí sinh và đề cử được bảo vệ khỏi truy cập trái phép.
• Theo dõi hoạt động: Hệ thống ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác trên nền tảng, giúp kiểm soát và ngăn chặn gian lận.

Kết quả

Với hệ thống phần mềm do Evotek phát triển, quy trình tổ chức và chấm thi của khách hàng đã được tối ưu hóa đáng kể:

Việc tự động hóa các quy trình đã giúp thời gian tổ chức cuộc thi của khách hàng giảm đáng kể, từ 10 tuần xuống còn 6 tuần, tương đương mức giảm 40%. Ban giám khảo giờ đây có thể tập trung hoàn toàn vào việc đánh giá chất lượng bài thi, thay vì phải xử lý thủ công các công việc hành chính phức tạp.

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, phần mềm còn mang lại độ chính xác và minh bạch vượt trội. Nhờ bảng chấm điểm thông minh, tỷ lệ sai sót trong quá trình tổng hợp điểm đã giảm xuống còn 0%, cải thiện 13% so với trước đây.

Bên cạnh đó, yếu tố bảo mật cũng được cải thiện rõ rệt. Hệ thống bảo mật mạnh mẽ của phần mềm đã bảo vệ hoàn toàn dữ liệu trong suốt cuộc thi, không xảy ra bất kỳ sự cố rò rỉ nào.

Hơn thế nữa, phần mềm còn mở ra cơ hội cho sự phát triển trong tương lai. Khả năng mở rộng vượt trội của hệ thống đã được chứng minh khi xử lý tốt số lượng nhà khoa học tăng 50% chỉ trong năm đầu áp dụng. Điều này giúp ban tổ chức không chỉ duy trì mà còn khẳng định vị thế dẫn đầu trong việc quản lý các cuộc thi lớn Toàn cầu

Phần mềm quản lý giải thưởng đã không chỉ giải quyết triệt để những khó khăn hiện tại mà còn đặt nền tảng cho sự cải tiến và chuyên nghiệp hóa toàn bộ quy trình tổ chức của khách hàng trong tương lai.