Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng khó khăn và cạnh tranh gay gắt, việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận đầu tư (chỉ số ROI) đóng vai trò quan trọng trong thành công của mọi doanh nghiệp. Đối với ngành công nghệ thông tin (IT), xu hướng outsourcing đang ngày càng phổ biến như một giải pháp để giảm chi phí, tăng năng suất và tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng các dự án IT outsourcing thực sự mang lại lợi ích kinh tế như mong đợi, việc đo lường chính xác chỉ số ROI là một yếu tố then chốt.
Theo một nghiên cứu gần đây của Deloitte, 71% doanh nghiệp lớn trên toàn cầu đã triển khai hoặc đang cân nhắc các chiến lược outsourcing IT để tối ưu hóa hoạt động. Tuy nhiên, chỉ có 38% trong số đó thực sự đo lường và theo dõi ROI từ các dự án outsourcing một cách hiệu quả. Điều này cho thấy, mặc dù outsourcing IT đang trở nên phổ biến, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc đánh giá chính xác hiệu quả và lợi nhuận thu được từ việc thuê ngoài nguồn lực CNTT.
Bằng cách đo lường và theo dõi ROI một cách hiệu quả, các doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp để tối đa hóa lợi nhuận từ các dự án IT outsourcing, đồng thời cũng giúp xác định và khắc phục kịp thời bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến ROI. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cách đo lường chỉ số ROI trong dự án IT outsourcing.
Chỉ số ROI trong dự án IT outsourcing là gì ?
Trước khi đi sâu vào các chiến lược và phương pháp đo lường, chúng ta cần hiểu rõ ROI là gì trong bối cảnh outsourcing CNTT. ROI (Return on Investment) đề cập đến lợi nhuận tài chính thu được từ một khoản đầu tư so với chi phí ban đầu. Trong phát triển phần mềm outsourcing IT, ROI đại diện cho lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được từ việc thuê ngoài các dịch vụ CNTT so với chi phí ban đầu dành cho dự án.
Các yếu tố chính ảnh hưởng đến ROI trong outsourcing IT bao gồm:
- Chi phí nhân công
- Chi phí vận hành và bảo trì
- Chi phí cơ sở hạ tầng và công nghệ
- Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
- Năng suất và chất lượng của nhóm outsourcing
- Rủi ro an ninh và tuân thủ
Bằng cách tối ưu hóa các yếu tố này, doanh nghiệp có thể tăng ROI từ dự án outsourcing IT của mình.
Tại sao đo lường ROI lại quan trọng trong dự án IT outsourcing
Đầu tư vào công nghệ thông tin thường đòi hỏi nguồn lực đáng kể, bao gồm chi phí cho phần cứng, phần mềm, nhân sự và các chi phí khác. Vì vậy, việc theo dõi và đánh giá ROI là rất quan trọng để đảm bảo rằng đầu tư của doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả và mang lại lợi ích kinh tế. Ngoài ra, đo lường ROI cũng giúp các lãnh đạo công nghệ có thể:
- Đánh giá hiệu quả của dự án IT và so sánh với các dự án khác
- Xác định các phạm vi cần cải thiện để tối ưu hóa đầu tư
- Lập kế hoạch ngân sách và nguồn lực cho các dự án tương lai
- Thuyết phục ban lãnh đạo về tầm quan trọng của đầu tư vào công nghệ
- Theo dõi và báo cáo tiến độ của dự án một cách hiệu quả
Cách xác định ROI
Mặc dù khái niệm về ROI khá đơn giản, nhưng việc tính toán chính xác con số này trong dự án IT có thể trở nên phức tạp. Tuy nhiên, tuân thủ một quy trình rõ ràng, các lãnh đạo công nghệ có thể đo lường ROI một cách hiệu quả. Sau đây là các bước cần thực hiện:
Xác định chi phí đầu tư ban đầu
Đầu tiên, bạn cần tính toán tổng chi phí đầu tư ban đầu cho dự án IT outsourcing. Điều này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc mua sắm, triển khai và vận hành dự án trong giai đoạn đầu. Một số ví dụ về các khoản chi phí này bao gồm:
- Chi phí phần cứng (máy chủ, máy tính, thiết bị mạng,…)
- Chi phí phần mềm (hệ điều hành, ứng dụng, giấy phép,…)
- Chi phí nhân sự (lương của nhân viên IT, đào tạo, tư vấn,…)
- Chi phí triển khai (cài đặt, di chuyển dữ liệu, thử nghiệm,.)
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ (hợp đồng bảo trì, phí dịch vụ,…)
Ước tính lợi ích và doanh thu của dự án
Tiếp theo, bạn cần ước tính lợi ích và doanh thu mà dự án IT có thể mang lại trong suốt vòng đời của nó. Các lợi ích này có thể là tiền tệ hoặc phi tiền tệ, tùy thuộc vào mục tiêu của dự án. Một số ví dụ về lợi ích và doanh thu có thể bao gồm:
- Tăng doanh thu từ việc bán sản phẩm/dịch vụ mới
- Tiết kiệm chi phí từ việc tự động hóa quy trình
- Tăng năng suất nhân viên nhờ công nghệ mới
- Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ
- Tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường
- Nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp
Cách tính toán ROI
Sau khi đã có số liệu về chi phí đầu tư và lợi ích dự kiến, bạn có thể tính toán ROI bằng cách sử dụng công thức sau:
ROI = (Lợi ích và doanh thu – Chi phí đầu tư ban đầu) / Chi phí đầu tư ban đầu
Kết quả thu được sẽ là một tỷ lệ phần trăm, cho biết mức độ sinh lợi của dự án so với số tiền đã đầu tư ban đầu. Ví dụ, nếu ROI là 50%, điều này có nghĩa là dự án đã sinh lợi bằng một nửa số tiền đầu tư ban đầu.
Các thách thức trong việc đo lường ROI
Mặc dù việc đo lường ROI là rất quan trọng, nhưng các lãnh đạo công nghệ thường phải đối mặt với một số thách thức khi áp dụng vào thực tế:
Khó đo lường lợi ích phi tài chính
Bên cạnh các lợi ích tài chính rõ ràng như tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu, nhiều dự án outsourcing cũng mang lại các lợi ích phi tài chính như tăng năng suất, cải thiện chất lượng, giảm rủi ro, tăng khả năng linh hoạt và đổi mới. Những lợi ích này khó định lượng bằng con số cụ thể, khiến việc đưa chúng vào tính toán ROI trở nên phức tạp. Tuy nhiên, các lợi ích này vô cùng quan trọng và có thể tác động lâu dài đến thành công của doanh nghiệp. Do đó, việc tìm ra phương pháp đánh giá phù hợp để đưa các lợi ích này vào tính toán ROI là một thách thức đáng kể.
Phân bổ chi phí chung
Một thách thức khác trong việc đo lường chính xác ROI của các dự án IT outsourcing là phân bổ chi phí chung một cách công bằng và hợp lý. Trong nhiều trường hợp, các dự án outsourcing sẽ sử dụng chung một số nguồn lực và chi phí vận hành như cơ sở hạ tầng, nhân sự quản lý, phần mềm hỗ trợ, v.v. với các dự án khác trong doanh nghiệp.
Việc xác định chính xác phần chi phí chung cần phân bổ cho dự án outsourcing cụ thể là một nhiệm vụ khó khăn. Phân bổ không chính xác có thể dẫn đến sai lệch trong tính toán ROI, ảnh hưởng đến đánh giá hiệu quả của dự án. Do đó, các doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp phân bổ chi phí chung phù hợp và minh bạch để đảm bảo tính chính xác của chỉ số ROI.
Thiếu dữ liệu và số liệu
Việc thu thập, theo dõi và phân tích dữ liệu liên quan đến chi phí, lợi ích, hiệu suất và rủi ro của dự án outsourcing là rất quan trọng để tính toán chính xác ROI. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu hiệu quả hoặc không duy trì việc theo dõi số liệu một cách nhất quán. Thiếu dữ liệu tin cậy và đầy đủ sẽ dẫn đến những ước tính thiếu chính xác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc đánh giá ROI. Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý dữ liệu chặt chẽ và có hệ thống để đảm bảo có đủ số liệu cần thiết cho việc tính toán ROI chính xác.
Phân tích dữ liệu phức tạp
Ngay cả khi có đủ dữ liệu liên quan, phân tích và tích hợp những dữ liệu này để tính toán ROI cho dự án IT outsourcing vẫn là một thách thức đáng kể. Các yếu tố ảnh hưởng đến ROI thường rất đa dạng, bao gồm chi phí, lợi ích tài chính, năng suất, chất lượng, rủi ro và nhiều yếu tố khác. Mỗi yếu tố này có thể được đo lường bằng nhiều chỉ số khác nhau, tạo ra một khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp. Việc tích hợp, xử lý và phân tích tất cả các dữ liệu này để tính toán ROI tổng thể đòi hỏi các kỹ thuật phân tích dữ liệu nâng cao và kinh nghiệm chuyên sâu. Nếu không được xử lý đúng cách, dữ liệu phức tạp có thể dẫn đến những đánh giá ROI thiếu chính xác hoặc sai lệch.
Các cách đo lường ROI thành công
Việc đo lường ROI (Return on Investment – Lợi nhuận đầu tư) là một yếu tố quan trọng để đánh giá sự thành công của bất kỳ dự án IT outsourcing nào. Bằng cách theo dõi và phân tích ROI một cách chính xác, các doanh nghiệp có thể xác định xem việc thuê ngoài nguồn lực CNTT có mang lại lợi ích và hiệu quả kinh tế như mong đợi hay không. Dưới đây là một số cách phổ biến và chi tiết hơn để đo lường ROI trong các dự án IT outsourcing:
Phân tích chi phí – Lợi ích
Phương pháp này so sánh chi phí ban đầu của dự án outsourcing, bao gồm chi phí nhân công, cơ sở hạ tầng, quản lý dự án và các chi phí khác, với các lợi ích kinh tế thu được như tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu hoặc tăng năng suất. Để tính toán ROI, cần xác định tổng lợi ích kinh tế, trừ đi chi phí ban đầu, rồi chia cho chi phí ban đầu và nhân với 100%. Công thức như sau:
ROI = [(Tổng lợi ích – Chi phí ban đầu) / Chi phí ban đầu] x 100%
Ví dụ, nếu chi phí ban đầu của dự án là $500.000 và lợi ích kinh tế như tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu là $800.000, thì ROI sẽ là:
ROI = [($800.000 – $500.000) / $500.000] x 100% = 60%
Phân tích thời gian hoàn vốn
Đây là phương pháp phổ biến để đánh giá ROI dựa trên thời gian cần thiết để thu hồi chi phí ban đầu của dự án outsourcing thông qua các lợi ích tài chính. Thời gian hoàn vốn càng ngắn, ROI càng cao và dự án outsourcing càng hiệu quả hơn. Để tính toán, cần chia chi phí ban đầu cho dòng tiền ròng hàng năm :
Thời gian hoàn vốn = Chi phí ban đầu / Dòng tiền ròng hàng năm
Ví dụ, nếu chi phí ban đầu là $1 triệu và dòng tiền ròng hàng năm là $250.000, thì thời gian hoàn vốn sẽ là 4 năm ($1.000.000 / $250.000).
Đo lường năng suất
Nhiều dự án IT outsourcing nhằm mục đích tăng năng suất và hiệu quả hoạt động. Bằng cách theo dõi các chỉ số như thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, tỷ lệ lỗi, năng suất của nhân viên và số lượng công việc hoàn thành, các doanh nghiệp có thể so sánh với các chỉ số trước khi outsource để đánh giá mức độ cải thiện năng suất. Từ đó, họ có thể chuyển đổi sự cải thiện này thành giá trị tài chính để tính toán ROI.
Ví dụ, nếu trước khi outsource, thời gian đưa sản phẩm ra thị trường là 12 tháng và sau outsource chỉ còn 9 tháng, thì sự cải thiện này có thể được chuyển đổi thành lợi ích tài chính nhờ sản phẩm ra thị trường sớm hơn.
Đánh giá rủi ro
Một trong những lợi ích chính của outsourcing IT là giảm thiểu rủi ro an ninh, tuân thủ và hoạt động. Đánh giá chi phí tiềm tàng của các rủi ro và so sánh với mức độ giảm rủi ro sau khi outsource, các doanh nghiệp có thể chuyển đổi sự giảm rủi ro thành giá trị tài chính để tính toán ROI.
Ví dụ, nếu chi phí ước tính cho một sự cố an ninh lớn là $2 triệu và sau khi outsource, khả năng xảy ra sự cố giảm đi 80%, thì giá trị giảm rủi ro là $1,6 triệu (80% của $2 triệu), có thể được tính vào ROI.
Đo lường chất lượng
Nhiều dự án outsourcing nhằm mục đích cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo dõi các chỉ số chất lượng như số lượng lỗi, mức độ hài lòng của khách hàng, đánh giá của người dùng cuối và số lượng khiếu nại, các doanh nghiệp có thể so sánh với các chỉ số trước khi outsource để đánh giá sự cải thiện chất lượng. Sự cải thiện này sau đó có thể được chuyển đổi thành giá trị tài chính thông qua việc giảm chi phí sửa lỗi, tăng doanh thu từ khách hàng hài lòng hơn.
Lựa chọn đối tác outsourcing phù hợp
Lựa chọn đối tác outsourcing phù hợp đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án IT outsourcing đạt được ROI cao. Một đối tác uy tín, có kinh nghiệm và đáng tin cậy sẽ giúp tối đa hóa lợi nhuận bằng cách giảm rủi ro, cải thiện chất lượng và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và đúng ngân sách.
Khi lựa chọn đối tác outsourcing, cần xem xét các yếu tố như kinh nghiệm và chuyên môn của nhà cung cấp, danh mục dự án trước đây và đánh giá của khách hàng, mô hình tính phí, quy trình quản lý dự án và báo cáo, khả năng mở rộng nguồn lực và kỹ năng chuyên môn, cũng như năng lực đáp ứng các vấn đề về an ninh, bảo mật và tuân thủ. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả và rủi ro của dự án outsourcing, từ đó tác động đến ROI.
Việc duy trì sự minh bạch, giao tiếp hiệu quả và thiết lập mối quan hệ đối tác chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ outsourcing cũng là một yếu tố quan trọng. Điều này giúp đảm bảo mọi vấn đề và thách thức trong quá trình triển khai dự án được giải quyết kịp thời, từ đó tối đa hóa ROI.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác outsourcing IT uy tín và đáng tin cậy, Evotek là một lựa chọn hàng đầu. Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT outsourcing, Evotek cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp. Lựa chọn Evotek cho dự án outsourcing của bạn, bạn sẽ được hưởng lợi từ sự chuyên nghiệp, đổi mới và cam kết mang đến ROI cao nhất.