Theo nghiên cứu của Học viện Công nghệ Blekinge, thì cuộc họp khởi đầu dự án (Kick-off Meeting) là một bước quan trọng trong quy trình onboard đối tác gia công phần mềm. Cuộc họp này giúp xác định rõ ràng các mục tiêu, trách nhiệm và ràng buộc của dự án, từ đó đảm bảo sự thống nhất giữa các bên tham gia. Điều này sẽ giúp dự án khởi đầu đúng hướng và tăng cơ hội thành công.
Trong bài viết này, Evotek sẽ làm rõ Kick-off Meeting là gì ? Các bước để kick off meeting thành công, bao gồm việc định hướng mục tiêu dự án, xác định các cột mốc quan trọng và thiết lập kế hoạch giao tiếp phù hợp.
Kick off meeting là gì ?
Kick off meeting là một cuộc họp giữa doanh nghiệp gia công phần mềm với khách hàng được tiến hành ở thời điểm bắt đầu một dự án mới. Trong giai đoạn quản lý dự án, cuộc họp khởi động diễn ra sau giai đoạn lập kế hoạch và đánh dấu sự khởi đầu của giai đoạn thực hiện.
Trong cuộc họp sẽ thống nhất tất cả các thành viên trong nhóm dự án và khách hàng về những chi tiết quan trọng của dự án. Những điểm chính bao gồm:
- Kế hoạch dự án phần mềm: Mô tả về dự án, bao gồm những gì cần được thực hiện và cách thức thực hiện.
- Mục tiêu dự án: Làm rõ các mục tiêu cụ thể trong dự án theo yêu cầu của khách hàng
- Yêu cầu về sản phẩm khi hoàn thành: Làm rõ về yêu cầu sản phẩm trước khi bàn giao cho khách hàng
- Lịch trình dự án: Kế hoạch thời gian của dự án cho từng giai đoạn
- Nhân sự trong dự án: Xác định rõ vị trí làm việc và khối lượng công việc của thành viên trong nhóm dự án.
Nếu là một dự án nhỏ, chỉ cần một cuộc họp khởi động là đủ. Tuy nhiên, với một dự án lớn có nhiều giai đoạn, thường sẽ có một cuộc họp khởi động ở đầu mỗi giai đoạn.
Một dự án kéo dài, liên tục cũng có thể yêu cầu nhiều cuộc họp khởi động để thống nhất với nhóm về những hướng đi mới do khách hàng cung cấp.
Người tham dự Kick off meeting
Tất cả những người liên quan đến dự án – bao gồm các thành viên trong nhóm dự án của doanh nghiệp gia công phần mềm và người đại diện của công ty khách hàng đều cần phải có mặt trong cuộc họp kick off. Những người tham dự trong dự án bao gồm:
- Quản lý dự án (PM): Người sẽ phối hợp và chịu trách nhiệm về dự án.
- Quản lý nhóm (Leader): Những người sẽ dẫn dắt các nhóm tham gia vào dự án.
- Thành viên nhóm dự án: Những thành viên trong dự án của doanh nghiệp outsourcing làm việc về sản xuất và xử lý các sản phẩm như developer, tester, BA…
- Khách hàng và người tài trợ dự án: Những người đại diện cho công ty đã ủy thác dự án cho doanh nghiệp outsourcing.
Mục đích của kick off meeting
Các mục tiêu chính khi tổ chức cuộc họp kick-off cho một dự án bao gồm:
- Thống nhất về phạm vi, mục tiêu và các mốc quan trọng của dự án: Đảm bảo tất cả các bên liên quan cùng hiểu rõ về phạm vi, mục tiêu và các mốc quan trọng của dự án.
- Làm rõ kỳ vọng và trách nhiệm: Xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của mỗi thành viên trong dự án. Điều này sẽ giúp tránh khỏi những hiểu lầm có thể dẫn đến phạm vi công việc bị lớn dần về sau.
- Xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn: Nhận diện và thảo luận về các rủi ro và thách thức có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án Và đề ra các biện pháp phòng ngừa và giải quyết các vấn đề này.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên liên quan: Tăng cường sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên tham gia dự án. Tạo cơ hội để các bên giao lưu, trao đổi và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Cuộc họp kick-off góp phần đảm bảo tất cả các bên cùng nhìn nhận và cam kết với dự án ngay từ đầu, qua đó thúc đẩy sự thành công của dự án.
Lợi ích của kick off meeting
Lợi ích của Project Kick-off meeting bao gồm nhưng không giới hạn:
- Giúp cho tất cả các thành viên biết về nhau
- Giúp cho tất cả thành viên biết được mục tiêu của dự án
- Biết được vai trò trách nhiệm của các bên liên quan
- Có được sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan quan trọng để tăng khả năng thành công cho dự án
- Giúp nhóm dự án và các bên liên quan hiểu biết về mục tiêu dự án và kế hoạch quản lý dự án bao gồm phạm vi, tiến độ/cột mốc tiến độ, ngân sách, giả định, ràng buộc.
- Là cơ hội để tất cả thành viên đặt câu hỏi và được làm rõ thông tin về dự án
Các loại kick off meeting
Có nhiều loại cuộc họp kick-off khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh và yêu cầu của dự án. Một số loại phổ biến bao gồm:
- Kickoff Meeting toàn dự án (Project-Wide Kickoff Meeting):
- Được tổ chức khi khởi động một dự án mới toàn diện.
- Tập hợp tất cả các bên liên quan như nhà quản lý, nhóm thực hiện, bên khách hàng, v.v.
- Mục đích là đảm bảo toàn bộ dự án được thống nhất về mục tiêu, phạm vi và kế hoạch triển khai.
- Kickoff Meeting cho từng giai đoạn (Phase Kickoff Meeting):
- Được tổ chức khi bắt đầu một giai đoạn mới trong dự án.
- Tập trung vào mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch của giai đoạn đó.
- Giúp đảm bảo sự chuyển tiếp suôn sẻ giữa các giai đoạn.
- Kickoff Meeting cho từng nhóm/module (Team/Module Kickoff Meeting):
- Được tổ chức khi bắt đầu một module/nhóm công việc mới trong dự án.
- Tập trung vào những vấn đề liên quan đến phạm vi, công việc và lịch trình của module/nhóm đó.
- Giúp đảm bảo sự phối hợp giữa các nhóm/module trong dự án.
- Kickoff Meeting cho bên khách hàng (Client Kickoff Meeting):
- Được tổ chức khi bắt đầu hợp tác với một khách hàng mới.
- Tập trung vào những yêu cầu, mong đợi và kỳ vọng của khách hàng.
- Giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và hiểu biết chung với khách hàng.
Trên đây là các loại kick off meeting trong một dự án outsourcing. Trong quá trình thực hiện dự án, việc lựa chọn loại kickoff meeting phù hợp phụ thuộc vào quy mô, phạm vi và cấu trúc của từng dự án cụ thể.
Các bước để kick off meeting thành công
1. Chuẩn bị
Để có thể chuẩn bị cho một buổi kick off meeting thành công, bên doanh nghiệp outsourcing cần hiểu rõ khái niệm và quy trình kick off meeting và liệt kê chi tiết những thông tin cần thiết. Tùy theo tính chất, quy mô dự án mà bên doanh nghiệp outsourcing cần gửi bảng chuẩn bị cho bên khách hàng theo thời gian cần chuẩn bị trước buổi họp. Các nội dung cần có bao gồm:
- Giới thiệu về dự án và lý do dự án xuất hiện
- Mục tiêu dự án
- Phạm vi dự án
- Các mốc tiến độ
- Ngân sách dự án
- Chất lượng dự án
- Đội nhóm dự án và các bên liên quan
- Truyền thông dự án
- Rủi ro dự án
- Các giả định và ràng buộc
- Các thông tin khác liên quan đến dự án
- Câu hỏi và Trả lời
2. Giới thiệu các thành viên khi bắt đầu cuộc họp
Việc giới thiệu các thành viên tham gia cuộc họp kick off là một phần không thể thiếu trong cuộc họp. Điều này giúp các bên tham gia hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng người, qua đó xây dựng được mối quan hệ và sự hiểu biết lẫn nhau.
Khi bắt đầu cuộc họp, người chủ trì nên dành thời gian để giới thiệu từng thành viên tham gia, bao gồm cả nhóm outsourcing. Ngoài việc chia sẻ tên và chức danh, cần nhấn mạnh vài thông tin quan trọng về vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong dự án. Ví dụ, người chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật, người đại diện cho khách hàng, hoặc những người sẽ tham gia vào quá trình ra quyết định.
Việc giới thiệu các thành viên không chỉ giúp mọi người hiểu rõ về đội ngũ thực hiện dự án, mà còn tạo cơ hội để các bên tham gia quen biết và xây dựng mối quan hệ hợp tác. Điều này rất quan trọng, đặc biệt khi làm việc với các đối tác outsourcing, nhằm thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Sau khi giới thiệu các thành viên, người chủ trì có thể yêu cầu mọi người giới thiệu thêm về bản thân và vai trò của mình. Điều này sẽ giúp tạo bầu không khí thân thiện và mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi tham gia cuộc họp.
3. Xác định mục đích của dự án
Việc xác định rõ ràng mục đích của dự án không chỉ giúp các bên tham gia hiểu rõ lý do và mục tiêu của dự án outsourcing, mà còn là cơ sở để đảm bảo dự án được thực hiện đúng hướng và đạt được kết quả mong muốn.
Người chủ trì cuộc họp cần trình bày rõ ràng về những vấn đề cụ thể mà dự án outsourcing nhằm giải quyết. Đây có thể là nhu cầu phát triển một tính năng mới, cải thiện hiệu suất hệ thống hiện có, hoặc tăng cường khả năng mở rộng. Mục đích phải được định nghĩa cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với chiến lược chung của tổ chức.
Ngoài mục đích chính, cần xác định các mục tiêu phụ hoặc mục tiêu cấp độ thấp hơn mà dự án outsourcing hướng tới. Ví dụ, một mục tiêu phụ có thể là tăng tốc độ tải trang lên 50% hoặc giảm tỷ lệ thoát 20%. Việc xác định các mục tiêu này sẽ giúp đảm bảo dự án được thực hiện đúng hướng và đáp ứng các nhu cầu cụ thể của tổ chức.
4. Đưa ra kế hoạch dự án
Sau khi xác định rõ ràng mục đích và mục tiêu của dự án, bước tiếp theo là đưa ra kế hoạch thực hiện dự án nhằm đảm bảo tất cả các bên tham gia cùng hiểu rõ về tiến trình và các cột mốc quan trọng của dự án.
Người chủ trì cuộc họp cần trình bày chi tiết về các giai đoạn chính của dự án, bao gồm phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai. Trong mỗi giai đoạn, cần xác định các mốc quan trọng (milestone) như hoàn thành bản thiết kế, triển khai phần mềm lên môi trường sản xuất, v.v. Các cột mốc này phải được định nghĩa cụ thể, có thể đo lường được và có thời hạn rõ ràng. Ví dụ, hoàn thành phân tích yêu cầu vào ngày 15/5, hoàn thành thiết kế giao diện vào ngày 30/6, v.v.
Bên cạnh đó, cần thống nhất về quy trình theo dõi và báo cáo tiến độ đối với các cột mốc đã xác định. Cần xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên, bao gồm cả nhóm outsourcing, trong việc theo dõi và báo cáo tiến độ. Nếu dự án không đạt được các cột mốc như kế hoạch, cần thảo luận về các biện pháp khắc phục kịp thời.
5. Thiết lập vai trò trong dự án
Đối với các thành viên trong nhóm dự án của bạn, việc hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình là điều vô cùng quan trọng, đặc biệt nếu nhóm chưa từng hợp tác cùng nhau trước đây hoặc đang làm việc với các đối tác bên ngoài.Các bên liên quan sẽ cần tham gia vào những giai đoạn khác nhau của dự án, vì vậy việc xác định vai trò và trách nhiệm sẽ rất quan trọng ngay từ đầu.
Nếu nhóm dự án của bạn không rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong cuộc họp khởi động, hãy xem xét việc tạo và chia sẻ biểu đồ RACI như một mục hành động. Biểu đồ này sẽ giúp bạn làm rõ ai là người chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm, được tư vấn và cung cấp thông tin cho từng nhiệm vụ và quyết định trong dự án.
6. Đặt và trả lời các câu hỏi
Một cuộc họp kick-off dự án outsourcing không chỉ là để chia sẻ thông tin, mà còn là cơ hội để các bên tham gia đặt và trả lời các câu hỏi quan trọng. Việc này góp phần đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ về dự án, vai trò và trách nhiệm của mình.
Trong quá trình diễn ra cuộc họp, người chủ trì nên khuyến khích các thành viên tham gia, đặc biệt là nhóm outsourcing, đặt ra các câu hỏi về bất kỳ vấn đề nào họ chưa rõ. Ví dụ, họ có thể hỏi về các yêu cầu cụ thể của dự án, các ràng buộc và giới hạn, hay là vai trò và trách nhiệm của từng bên.
Bên khách hàng và bên doanh nghiệp outsourcing cần dành thời gian để trả lời các câu hỏi một cách cẩn thận và chi tiết. Điều này không chỉ giúp giải tỏa các mối quan ngại, mà còn tạo ra sự tin tưởng và cam kết từ các bên tham gia. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào không thể trả lời ngay tại cuộc họp, cần ghi lại và cam kết sẽ tìm hiểu thêm để cung cấp câu trả lời trong thời gian sớm nhất.
7. Kết thúc buổi họp
Sau khi kết thúc cuộc họp dự án, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các ghi chú được ghi lại trong cuộc họp đều được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm là một phần của dự án. Nếu cuộc họp được tổ chức trực tuyến, hãy nhớ chia sẻ bản ghi và/hoặc phiên âm của cuộc họp. Cuối cùng, nếu có bất kỳ mục hành động nào trong cuộc họp, hãy đảm bảo chúng được ghi lại và giao cho các thành viên thích hợp trong nhóm. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều đồng tình và có thể đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu của dự án.
Kết luận
Kick off meeting là một bước quan trọng đánh dấu sự khởi đầu của một dự án mới. Đây là cơ hội để tất cả các bên liên quan cùng nhau thảo luận, định hình và lập kế hoạch cho dự án, nhằm đảm bảo dự án được triển khai suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
Khi bắt đầu một dự án phát triển cho khách hàng, Evotek luôn đề cao buổi họp kick off đầu tiên với khách hàng. Vì vậy, chúng tôi luôn được đánh giá cao về cách làm việc chuyên nghiệp và được khách hàng tin tưởng.
Để biết thêm nhiều kiến thức về cách phát triển một dự án outsourcing thành công, hãy theo dõi và liên hệ ngay tới các chuyên gia phần mềm của Evotek để được tư vấn rõ hơn.