Bạn đang ở vị trí của một chủ sở hữu doanh nghiệp và chuẩn bị khởi động một dự án phát triển phần mềm mới. Để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả với nhóm phát triển phần mềm hoặc công ty gia công phần mềm (Outsourcing), việc xây dựng một bản BRD rõ ràng và chi tiết là vô cùng quan trọng. Một bản tóm tắt dự án tốt sẽ giúp định hướng rõ ràng cho toàn bộ quá trình phát triển, đồng thời đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu và đồng thuận về ý tưởng, mục tiêu, phạm vi, thời hạn và ngân sách của dự án.
Dưới đây là 9 cách giúp bạn viết bản tài liệu mô tả thu hút, dễ hiểu và mạch lạc, để các nhà phát triển có thể bắt kịp ý tưởng phần mềm của bạn một cách dễ dàng.
1. Viết đơn giản, súc tích
Để viết một bản tài liệu mô tả phát triển phần mềm hiệu quả, nguyên tắc quan trọng nhất là “Viết nó đơn giản”. Bản tài liệu mô tả nên đơn giản, súc tích và chỉ bao gồm những thông tin thiết yếu. Đừng đi quá sâu vào chi tiết, vì những chi tiết đó sẽ được thảo luận kỹ hơn trong quá trình phát triển.
Khi quyết định những gì nên và không nên đưa vào bản tài liệu mô tả, hãy tự hỏi:
“Nếu tôi bỏ qua phần này, liệu nhóm kỹ thuật hay đơn vị outsourcing có hiểu được những gì tôi mong đợi từ dự án hay không?”.
Mục tiêu của bạn là cung cấp đủ thông tin để các nhóm phát triển phần mềm nắm bắt được bối cảnh, yêu cầu chính và mục đích của dự án, nhưng không quá dài dòng đến mức làm mất đi tính súc tích của bản tóm tắt.
Cần lưu ý rằng, các nhóm phát triển phần mềm đang mong đợi một bản tài liệu mô tả ngắn gọn, chứ không phải một kế hoạch dự án phát triển phần mềm chi tiết. Bản tài liệu mô tả chỉ nên bao gồm những thông tin cốt lõi như mục đích, yêu cầu chính, phạm vi, hạn chế và kỳ vọng của dự án. Các chi tiết kỹ thuật, quy trình và lộ trình sẽ được thảo luận sau khi dự án được khởi động.
Bằng cách giữ cho bản tài liệu mô tả đơn giản và tập trung vào những điểm quan trọng nhất, bạn sẽ giúp các nhóm phát triển, các đơn vị outsourcing dễ dàng nắm bắt được bản chất của dự án và sẵn sàng bắt tay vào công việc. Một bản tóm tắt rõ ràng, súc tích sẽ tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển phần mềm thành công.
2. Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn
Yếu tố quan trọng đầu tiên trong bất kỳ bản tóm tắt dự án phát triển phần mềm nào là phần giới thiệu về doanh nghiệp của bạn. Phần này sẽ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về bối cảnh, nhu cầu và mục tiêu của dự án thông qua việc cung cấp thông tin về lĩnh vực kinh doanh, thị trường hoạt động và kinh nghiệm trước đây của công ty.
Trong phần giới thiệu, bạn nên cung cấp những chi tiết cơ bản như:
- Tên công ty
- Trang web doanh nghiệp
- Loại hình kinh doanh
- Vị trí địa lý của trụ sở chính
- Thông tin liên hệ như email và số điện thoại.
- Các dự án phát triển phần mềm tương đồng mà công ty đã triển khai
Những thông tin này sẽ giúp đội ngũ phát triển nắm bắt được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, hiểu được kinh nghiệm và năng lực của doanh nghiệp trong lĩnh vực phần mềm, giúp họ đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp hơn.
Bằng cách cung cấp những thông tin này trong phần giới thiệu, bạn không chỉ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về bối cảnh và nhu cầu của dự án, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự tin tưởng và hiểu biết lẫn nhau, từ đó đảm bảo quá trình phát triển phần mềm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
3. Thông tin tổng quan về dự án
Phần tổng quan về dự án là nơi bạn trình bày một cách súc tích những kỳ vọng và mục tiêu then chốt mà dự án cần đạt được. Phần này giúp đội ngũ phát triển phần mềm hiểu rõ mục đích của dự án, tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp và những vấn đề cần giải quyết.
Những nội dung bạn có thể đưa vào phần này là:
- Loại hình phát triển phần mềm (ứng dụng, giải pháp bảo trì phần mềm hiện có, v.v.)
- Ý tưởng chính của dự án
- Những vấn đề nó sẽ giải quyết
- Lợi ích người dùng
- Kết quả cuối cùng
- Lợi ích kinh doanh
Để làm nổi bật tính cạnh tranh của dự án, bạn có thể phân tích và đối chiếu với các giải pháp phần mềm của đối thủ. Hãy chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế của họ, từ đó làm rõ lý do tại sao dự án của bạn sẽ vượt trội và thu hút người dùng hơn.
Bằng cách cung cấp một tổng quan rõ ràng và toàn diện về dự án, bạn sẽ giúp đội ngũ phát triển phần mềm hiểu sâu sắc hơn về bối cảnh, nhu cầu và mục tiêu của dự án. Điều này sẽ đặt nền móng vững chắc cho quá trình phát triển, đảm bảo rằng đội ngũ sẽ tập trung vào những yêu cầu quan trọng nhất và tạo ra một sản phẩm phù hợp với nhu cầu kinh doanh và người dùng.
4. Xác định đối tượng mục tiêu
Xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo phần mềm được thiết kế và phát triển phù hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng của người dùng. Đối tượng mục tiêu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giao diện, tính năng và trải nghiệm người dùng của phần mềm. Do đó, trong bản tài liệu mô tả dự án, bạn cần mô tả đối tượng mục tiêu một cách chi tiết và sống động.
Thay vì chỉ liệt kê những thông tin nhân khẩu học khô khan như tuổi tác, giới tính hay vị trí địa lý, hãy tạo ra một hình mẫu sinh động về đối tượng mục tiêu dưới dạng một “tính cách mục tiêu”. Tính cách mục tiêu này sẽ mô tả một cách cụ thể và sinh động về:
- Đặc điểm
- Mối quan tâm và sở thích của họ
- Các kỹ năng của họ
- Những vấn đề của họ
- Các ứng dụng họ thường sử dụng
Ví dụ, bạn có thể mô tả tính cách mục tiêu như: “Minh, 28 tuổi, là một nhân viên văn phòng tại TP.HCM. Anh thường xuyên sử dụng điện thoại di động để truy cập email, lịch làm việc và các ứng dụng công việc khác. Minh ưa thích các ứng dụng đơn giản, trực quan và tiết kiệm thời gian vì anh phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc. Vấn đề lớn nhất của Minh là khó quản lý thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ hiệu quả.”
Bằng cách miêu tả đối tượng mục tiêu dưới dạng một tính cách cụ thể, bạn giúp đội ngũ phát triển phần mềm hiểu rõ hơn về nhu cầu, thói quen và mong đợi của người dùng. Điều này sẽ hỗ trợ họ trong việc lên ý tưởng, thiết kế và xây dựng một sản phẩm phù hợp và hấp dẫn với đối tượng mục tiêu.
Ngoài ra, đừng quên đề cập đến cách thức người dùng sẽ truy cập và sử dụng phần mềm, chẳng hạn trên điện thoại di động, máy tính để bàn hay cả hai. Thông tin này sẽ ảnh hưởng đến thiết kế giao diện và tính năng của phần mềm để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng.
5. Viết ra các yêu cầu về chức năng
Phần yêu cầu chức năng là nơi bạn mô tả cách mong muốn các tính năng chính của phần mềm sẽ hoạt động. Đây là cơ hội để truyền đạt tầm nhìn và kỳ vọng của bạn về người dùng sẽ tương tác như thế nào với sản phẩm, giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về phạm vi công việc sắp tới.
Tuy nhiên, đây không phải là lúc đi vào quá nhiều chi tiết kỹ thuật hay liệt kê tất cả các tính năng một cách dài dòng. Thay vào đó, hãy tập trung vào những yêu cầu chức năng chính, quan trọng nhất, và mô tả chúng một cách súc tích, cô đọng bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Ví dụ, nếu đang phát triển một ứng dụng mua sắm, bạn có thể mô tả rằng “Khi người dùng chọn một sản phẩm, ứng dụng sẽ hiển thị thông tin chi tiết về sản phẩm đó như hình ảnh, đặc điểm, giá cả và lựa chọn thêm vào giỏ hàng. Sau khi thêm vào giỏ, một pop-up xác nhận sẽ hiển thị, cho phép người dùng tiếp tục mua sắm hoặc thanh toán giỏ hàng”.
Bằng cách mô tả ngắn gọn nhưng sinh động như vậy, bạn giúp đội ngũ phát triển hình dung được trải nghiệm người dùng mà bạn muốn tạo ra, đồng thời vẫn để không gian cho họ đóng góp ý tưởng và thảo luận thêm về chi tiết triển khai.
Khi viết phần yêu cầu chức năng, tập trung vào những tương tác và quy trình chính của người dùng với phần mềm. Không cần đi quá chi tiết vào từng menu hay nút bấm cụ thể. Mục đích là truyền đạt ý tưởng và kỳ vọng tổng thể của bạn, chứ không phải xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết.
Bằng cách giữ cho phần yêu cầu chức năng ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa, bạn đặt nền móng vững chắc cho giai đoạn phát triển, đồng thời vẫn giữ lại sự linh hoạt và không gian cho sự đóng góp của đội ngũ phát triển.
6. Xác định yêu cầu kỹ thuật
Phần yêu cầu kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng cho đội ngũ phát triển về môi trường và nền tảng mà phần mềm sẽ hoạt động. Mặc dù không cần đi quá chi tiết, việc cung cấp một số thông tin then chốt sẽ giúp họ hình dung được quy mô và mức độ phức tạp của dự án.
Những thông tin bạn có thể chia sẻ ở phần này là:
- Các thiết bị mà phần mềm của bạn sẽ chạy trên đó, chẳng hạn như máy tính để bàn, điện thoại di động, máy tính bảng hoặc cả hai. Điều này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến việc lựa chọn công nghệ, thiết kế giao diện và kiểm thử của đội ngũ phát triển.
- Có cần đồng bộ hóa dữ liệu hay không?
- Đây là một dự án thiết kế lại phần mềm trước đó hay một dự án hoàn toàn mới. Điều này sẽ ảnh hưởng đến phạm vi công việc, thời gian và chi phí của dự án.
- Phần mềm sẽ hoạt động ngoại tuyến, trực tuyến hay cả hai. Điều này sẽ ảnh hưởng đến kiến trúc hệ thống, xử lý dữ liệu và trải nghiệm người dùng.
- Phần mềm có được tích hợp (hoặc cung cấp khả năng tích hợp) với phần mềm khác không? Việc tích hợp dữ liệu và chức năng sẽ đòi hỏi các giải pháp kỹ thuật đặc biệt và ảnh hưởng đến quy trình phát triển.
Bằng cách cung cấp những thông tin then chốt này, bạn giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về môi trường và điều kiện hoạt động của phần mềm, từ đó có thể đánh giá chính xác hơn về mức độ phức tạp, nguồn lực cần thiết và rủi ro tiềm ẩn của dự án. Điều này sẽ giúp họ đưa ra các đề xuất và lựa chọn công nghệ phù hợp nhất, đảm bảo dự án được triển khai thành công theo yêu cầu.
7. Xác định các yêu cầu phi chức năng
Bên cạnh các yêu cầu chức năng liên quan đến tính năng và tương tác người dùng, việc xác định rõ ràng các yêu cầu phi chức năng cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo phần mềm hoạt động một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả. Các yêu cầu phi chức năng mô tả những đặc điểm kỹ thuật và tiêu chuẩn vận hành cần thiết để phần mềm đáp ứng được các tiêu chí về hiệu suất, bảo mật, tính sẵn sàng và khả năng mở rộng.
Trong bản tài liệu mô tả dự án, hãy đề cập đến những yêu cầu phi chức năng quan trọng nhất mà phần mềm cần đáp ứng.
Ví dụ, nếu dự kiến sẽ có hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng đồng thời truy cập vào hệ thống, hãy nêu rõ con số này để đội ngũ phát triển có thể tính toán và thiết kế hệ thống với hiệu suất và khả năng mở rộng phù hợp.
Về vấn đề bảo mật, nếu phần mềm của bạn liên quan đến xử lý dữ liệu nhạy cảm như thông tin y tế, tài chính hoặc cá nhân, hãy đề cập đến các quy định hay tiêu chuẩn bảo mật cụ thể cần tuân thủ, chẳng hạn như HIPAA, ISO 27001, PCI-DSS hay GDPR. Điều này sẽ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ mức độ nghiêm ngặt về bảo mật và áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu thích hợp.
Ngoài ra, bạn cũng nên đưa ra các yêu cầu về thời gian phản hồi và tải trang mong muốn để tối ưu trải nghiệm người dùng. Các yêu cầu về khả năng sẵn sàng, mức độ tính sẵn sàng và khả năng phục hồi sau sự cố cũng rất quan trọng đối với nhiều ứng dụng quan trọng.
Bằng cách xác định rõ ràng những yêu cầu phi chức năng này trong bản tài liệu mô tả, bạn giúp đội ngũ phát triển hiểu được các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật mà họ cần đạt được. Họ sẽ có thể lập kế hoạch, lựa chọn công nghệ và kiến trúc phù hợp, cũng như thực hiện các kế hoạch kiểm thử và đảm bảo chất lượng cần thiết.
8. Thể hiện ý tưởng thiết kế
Khía cạnh trực quan và thiết kế giao diện đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên trải nghiệm người dùng hấp dẫn và gây ấn tượng. Trong bản tài liệu mô tả dự án, hãy dành một phần để trình bày ý tưởng và kỳ vọng của bạn về thiết kế trực quan của phần mềm.
Nếu bạn có các hình ảnh, mô hình hay trường hợp mẫu tham khảo, hãy đính kèm chúng vào bản tài liệu. Những tài liệu trực quan này sẽ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về phong cách thiết kế, bố cục giao diện và tính thẩm mỹ mà bạn hướng tới.
Bên cạnh đó, hãy mô tả chi tiết hơn về các khía cạnh thiết kế quan trọng như phối màu, phông chữ, hình ảnh, biểu tượng và các yếu tố đồ họa khác. Nếu thương hiệu của bạn có một bảng màu hoặc hệ thống thiết kế nhất định, hãy đề cập đến điều này để đảm bảo phần mềm tuân thủ và phù hợp với nhận diện thương hiệu.
Đối với các ứng dụng đa phương tiện, bạn cũng có thể mô tả các ý tưởng về sử dụng âm thanh, âm nhạc hoặc hiệu ứng động để tăng cường trải nghiệm người dùng. Những chi tiết này sẽ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về tầm nhìn của bạn và tạo ra một sản phẩm phù hợp.
Nếu một phần của phần mềm đã được phát triển trước đó, hãy đề cập đến điều này và xác định xem những khía cạnh thiết kế hiện có nào cần được giữ lại hay thay đổi. Điều này sẽ giúp đội ngũ phát triển có cái nhìn toàn diện hơn về nỗ lực thiết kế cần thiết.
Bằng cách trình bày rõ ràng các ý tưởng và kỳ vọng về thiết kế, bạn giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về tầm nhìn của bạn, đồng thời tạo tiền đề cho việc xây dựng một giao diện người dùng hấp dẫn, trực quan và phù hợp với đối tượng mục tiêu.
9. Ước tính thời gian và ngân sách
Trong giai đoạn bản tài liệu mô tả dự án, việc đưa ra con số cụ thể về thời gian và ngân sách không phải là điều khả thi hoàn toàn. Những ước tính ban đầu này sẽ chỉ có thể được xác định chính xác sau khi đã thảo luận kỹ lưỡng với đội ngũ phát triển về tất cả các yêu cầu, quy mô và phạm vi công việc cần thực hiện. Ngay cả sau đó, kế hoạch vẫn có thể thay đổi trong quá trình triển khai do những tình huống bất ngờ nảy sinh.
Tuy nhiên, việc cung cấp một khoảng ước tính thời gian và ngân sách trong bản tóm tắt là điều hợp lý và cần thiết. Điều này sẽ giúp đội ngũ phát triển có cái nhìn ban đầu về kỳ vọng của bạn, từ đó họ có thể đánh giá tính khả thi và đưa ra những đề xuất phù hợp.
Khi ước tính thời gian, hãy xem xét yếu tố thời hạn mong muốn của bạn. Nếu bạn có yêu cầu về thời hạn ngắn, điều đó sẽ ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách vì đội ngũ phát triển có thể cần tăng nhân lực hoặc làm thêm giờ để đáp ứng được deadline. Ngược lại, một thời hạn dài hơn sẽ cho phép họ phân bổ nguồn lực một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn.
Về ngân sách, hãy cân nhắc kỹ lưỡng giữa các yêu cầu và nguồn lực sẵn có. Một dự án phát triển phần mềm phức tạp kết hợp với ngân sách hạn hẹp sẽ khó đạt được kết quả tối ưu. Đừng kỳ vọng rằng đội ngũ phát triển có thể hoàn thành dự án quá nhanh với chi phí thấp. Hãy thực tế và tìm hiểu kỹ càng về năng lực và chi phí thực tế để đưa ra ước tính ngân sách phù hợp.
Khi trình bày phần ước tính thời gian và ngân sách trong bản tài liệu mô tả, hãy nhấn mạnh rằng đây chỉ là những con số ước tính ban đầu, có thể thay đổi sau khi thảo luận chi tiết hơn với đội ngũ phát triển. Điều này giúp đội ngũ hiểu rằng bạn đang mong đợi một cuộc thảo luận sâu hơn và sẵn sàng điều chỉnh dựa trên đánh giá chuyên môn của họ.
Việc viết một bản tài liệu mô tả dự án phát triển phần mềm được cân nhắc kỹ lưỡng, dựa trên những nguyên tắc và lời khuyên đã đề cập, sẽ giúp bạn xây dựng một nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển sắp tới.
Trong khi xây dựng bản tài liệu mô tả, hãy luôn đặt mình vào vị trí của đội ngũ phát triển và suy nghĩ về những thông tin nào là cần thiết để họ có thể đánh giá và quyết định xem liệu dự án có phù hợp với năng lực và sự quan tâm của mình hay không. Các phần như giới thiệu về doanh nghiệp, tổng quan về dự án, đối tượng mục tiêu, yêu cầu chức năng và kỹ thuật cơ bản sẽ giúp họ hình dung được bức tranh tổng thể và đưa ra những đánh giá ban đầu.
Tuy nhiên, đừng quá đi vào chi tiết trong bản tài liệu. Những thông tin chi tiết hơn như kế hoạch triển khai, quy trình làm việc, công nghệ cụ thể và các yêu cầu kỹ thuật sâu hơn có thể được giữ lại cho giai đoạn thảo luận sau này. Bản tóm tắt chỉ cần tập trung vào việc truyền đạt ý tưởng chính và những điểm then chốt của dự án một cách súc tích và gợi mở.
Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng đây là dự án của bạn, và bạn có quyền quyết định những gì cần được chia sẻ và những gì nên được giữ lại cho các cuộc thảo luận sau. Tuy nhiên, việc cân bằng giữa việc cung cấp đủ thông tin để thu hút sự quan tâm của đội ngũ phát triển và giữ lại không gian cho sự phát triển ý tưởng và thảo luận sau này là điều cần thiết để đạt được sự thành công trong quá trình phát triển phần mềm.