Tổ chức Đại hội đồng cổ đông là một trong những hoạt động quan trọng bậc nhất với một doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng đến định hướng và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, quá trình này thường đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. Với sự phát triển của công nghệ, Hệ thống quản lý quy trình tổ chức Đại hội cổ đông đã trở thành giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính minh bạch. Giải pháp quản lý quy trình tổ chức ĐHCĐ Shareholder Sync của Evotek – một công cụ toàn diện giúp số hóa và tự động hóa quy trình từ đăng ký, biểu quyết đến báo cáo kết quả, mang lại trải nghiệm mới mẻ và thuận tiện cho cả doanh nghiệp và cổ đông.
Hệ thống quản lý quy trình tổ chức Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) là gì?
Hệ thống quản lý Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) là một giải pháp công nghệ toàn diện được thiết kế đặc biệt cho các công ty niêm yết, nhằm đơn giản hóa và tự động hóa quy trình tổ chức các cuộc họp cổ đông. Giải pháp tạo ra một môi trường số hóa giúp tăng cường tính minh bạch, bảo mật và hiệu quả trong quá trình tương tác giữa công ty và cổ đông.
Tại sao các công ty niêm yết cần tổ chức ĐHCĐ?
Công ty niêm yết có trách nhiệm tổ chức đại hội cổ đông với mục đích báo cáo kết quả hoạt động của mình trong năm tính thuế trước đó. Trong cuộc họp này, những người tham gia có cơ hội đặt câu hỏi cho ban quản lý điều hành, trả lời các câu hỏi, bày tỏ ý kiến của họ và biểu quyết về các vấn đề được thảo luận tại phiên họp.
Hơn nữa, tại thời điểm này, công ty trình bày các mục tiêu của mình cho tương lai, dựa trên kết quả trong quá khứ. Cuộc họp này nhằm mục đích tăng sự tin tưởng của các cổ đông, tăng cường quan hệ với họ và cung cấp thông tin liên quan cho các quyết định đầu tư.
Mặt khác, từ góc độ pháp lý, các công ty niêm yết này phải tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý để gặp gỡ các cổ đông của họ, tuân theo các thủ tục và tần suất được thiết lập nhất định.
Lợi ích của việc sử dụng ShareholderSync
Hệ thống quản lý đại hội cổ đông mang lại lợi ích đáng kể cho các công ty niêm yết. Bằng cách sử dụng giải pháp công nghệ Shareholder Sync, các công ty có thể nâng cao hiệu quả và hiệu quả quản lý, tăng cường bảo mật thông tin và do đó, củng cố hình ảnh công ty của họ trên thị trường, tăng cường mối quan hệ với các cổ đông và tăng niềm tin của nhà đầu tư.
Điều quan trọng cần lưu ý là giải pháp ShareholderSync là chìa khóa để đơn giản hóa và tự động hóa quá trình tổ chức đại hội cổ đông. Ngoài ra, công nghệ được sử dụng trong giải pháp cung cấp tính minh bạch và bảo mật cao hơn cho quy trình, đây là nền tảng cho việc ra quyết định chiến lược.
Do đó, đầu tư vào hệ thống quản lý cổ đông ShareholderSync thể hiện một quyết định chiến lược và thuận lợi cho các công ty có ý định tối ưu hóa quản lý của họ và thiết lập mối quan hệ chặt chẽ và đáng tin cậy hơn với các cổ đông và nhà đầu tư.
Hiệu quả cao hơn
Giải pháp ShareholderSync của Evotek tự động hóa các giai đoạn khác nhau của quy trình, chẳng hạn như lập kế hoạch tổ chức Đại hội, đăng ký và tổ chức cuộc họp, giảm nhu cầu can thiệp của con người và giảm thiểu sai sót.
Linh hoạt hơn
Hỗ trợ mô hình kết hợp: tham gia trực tiếp và từ xa giúp tăng tỷ lệ tham gia của cổ đông. Đáp ứng nhu cầu đa dạng của cổ đông ở các vị trí địa lý khác nhau
Tính minh bạch cao hơn
Phần mềm họp Đại hội cổ đông ShareholderSync của Evotek cung cấp một phương tiện để các công ty tiết lộ rõ ràng thông tin quan trọng về cuộc họp, chẳng hạn như số đại biểu, kết quả biểu quyết hoặc các dữ liệu liên quan khác, điều này có lợi cho việc tăng niềm tin của nhà đầu tư và tính nhất quán của hình ảnh công ty trên thị trường.
Giảm chi phí
Tối ưu hóa chi phí trong quá trình chuẩn bị và tổ chức đại hội, giảm chi phí đi lại, in ấn tài liệu và logistics. Tiết kiệm chi phí nhân sự cho việc quản lý và tổ chức
Tăng cường bảo mật
Chúng tôi nhận thức được tầm quan trọng của bảo mật thông tin và chúng tôi có lập trường này trong việc phát triển phần mềm của mình để đảm bảo tính bảo mật thông tin của cả công ty và cổ đông, tránh rò rỉ dữ liệu, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tổn hại danh tiếng
Độ chính xác và độ tin cậy cao hơn
- Cung cấp phân tích dữ liệu chính xác để hỗ trợ ra quyết định
- Giảm thiểu sai sót do yếu tố con người
- Tăng cường độ tin cậy của kết quả biểu quyết và các quyết định
Tuân thủ quy định
ShareholderSync đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các quy tắc và quy định về xử lý thông tin trong lĩnh vực này, đảm bảo tuân thủ các chính sách tuân thủ nội bộ của công ty, nâng cao tính chính xác và toàn vẹn của thông tin liên quan đến đại hội cổ đông, tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình về thực tiễn quản lý doanh nghiệp.
Khả năng tiếp cận quyền biểu quyết
- Cho phép cổ đông ở xa tham gia và biểu quyết
- Đảm bảo tính xác thực của phiếu bầu từ xa
- Tăng tỷ lệ tham gia và biểu quyết của cổ đông
Thu thập dữ liệu nhanh
Công nghệ trong các quy trình cho phép thu thập dữ liệu cần thiết ngay lập tức cho các phiên làm việc. Thông qua việc dự báo không chỉ kết quả mà còn tất cả dữ liệu liên quan, các bên liên quan giờ đây có công cụ để phân tích và dự báo xu hướng.
Tùy biến theo nhu cầu
- Khả năng điều chỉnh giao diện và chức năng theo yêu cầu cụ thể của công ty
- Tích hợp với các hệ thống quản lý hiện có của doanh nghiệp
- Đáp ứng các yêu cầu đặc thù về quy trình và báo cáo
Tính năng chính của ShareholderSync
Quản lý hồ sơ
Tất cả tài liệu cần thiết cho việc tổ chức cuộc họp cổ đông được quản lý tập trung tại một nơi, giúp những người chịu trách nhiệm dễ dàng tiếp cận và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa tất cả các bên liên quan.
Đăng ký tham dự
Trong cuộc họp, phần mềm của chúng tôi tích hợp với các phương tiện viễn thông, cho phép xác định chính xác số lượng người tham dự, bao gồm cả những người tham gia trực tiếp và từ xa. Việc cung cấp tùy chọn bỏ phiếu sớm qua đơn đăng ký hoặc thư từ sẽ hoàn thiện thông tin về số người tham dự.
Truy cập từ xa
Với sự phát triển của chương trình nghị sự, việc tập hợp tất cả các bên liên quan trực tiếp có thể gặp khó khăn. Do đó, phần mềm của Evotek cho phép hiển thị, truyền trực tiếp và tham gia cuộc họp hoàn toàn từ xa, mang lại lợi thế lớn cho các nhà đầu tư có cổ phần trong các công ty phân tán về địa lý.
Bỏ phiếu điện tử
Để tạo thuận lợi cho quá trình bỏ phiếu, người dùng có thể bỏ phiếu trước qua phương tiện điện tử, với phiếu bầu được giữ lại cho đến khi nhận được tài liệu cần thiết.
Kiểm phiếu
Sau khi thu thập phiếu bầu, phần mềm sẽ tự động đếm chúng. Quy trình này hoàn toàn được số hóa, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo độ tin cậy cũng như tốc độ của kết quả.
Báo cáo và kết quả
Trong suốt phiên làm việc, phần mềm quản lý cuộc họp cổ đông của chúng tôi tạo ra các báo cáo và kết quả dự án. Trong số các thông tin có thể được hiển thị, tất cả các bên liên quan có thể xem dữ liệu về sự tham dự của cổ đông, kết quả biểu quyết, đề xuất, phân tích thống kê, cho phép các cổ đông đưa ra quyết định quản lý thực sự sáng suốt.
Bảo mật thông tin
Để đảm bảo tính xác thực và quyền riêng tư của dữ liệu các bên liên quan, phần mềm quản lý cuộc họp cổ đông của chúng tôi sử dụng công nghệ ngăn chặn việc truy cập trái phép hoặc chia sẻ thông tin bí mật.
Liên Hệ Demo Sản Phẩm
Để tìm hiểu thêm và đăng ký dùng thử miễn phí, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc thiết lập và hướng dẫn sử dụng, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý cổ đông của công ty.
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình nâng cao hiệu quả và sự minh bạch trong quản lý cổ đông!
(+84) 8.2468.9999
Giải pháp quản lý Đại hội cổ đông 4.0 – ShareholderSync
Tầng 7, Tòa nhà Kim Hoàn, ngõ 19 Duy Tân,
Nam Từ Liêm, Hà Nội