[CỰC NÓNG] Quy Định Mới Từ UBCKNN Về Họp Cổ Đông Năm 2025: Doanh Nghiệp Đừng Bỏ Lỡ!

Tổng quan về sự cần thiết của các Quy định mới từ UBCKNN

Ngành quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam đang chứng kiến những bước chuyển mình mạnh mẽ, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng và yêu cầu ngày càng cao về minh bạch hóa từ phía nhà đầu tư. Đại hội đồng Cổ đông (ĐHCĐ) luôn đóng vai trò là sự kiện pháp lý trọng tâm, nơi quyết định những vấn đề cốt lõi nhất của doanh nghiệp, định hình tương lai và chiến lược phát triển. Với tầm quan trọng đó, việc cập nhật và hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về ĐHCĐ là điều tất yếu. Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) với vai trò là cơ quan quản lý trực tiếp thị trường chứng khoán, đã và đang nỗ lực đưa ra những quy định mới nhằm nâng cao hiệu quả, tính minh bạch và sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức ĐHCĐ, đặc biệt là hướng tới năm 2025.

Những thay đổi này không chỉ nhằm mục đích đáp ứng Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, mà còn thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng công nghệ, nâng cao chuẩn mực quản trị, tiệm cận với các thông lệ quốc tế tốt nhất. Đối với đội ngũ Quan hệ Cổ đông (IR), hay còn gọi là Quan hệ nhà đầu tư (QHCD), việc nắm bắt và thích nghi với các quy định mới này không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là cơ hội để tối ưu hóa tương tác với cổ đông, xây dựng niềm tin và củng cố hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường. Các quy định mới hứa hẹn sẽ mang lại một “luồng gió” tươi mới, nhưng đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược thích ứng linh hoạt từ phía các doanh nghiệp.

Những điểm nổi bật của Quy định mới về Họp Cổ đông năm 2025

Quy định mới từ UBCKNN về ĐHCĐ năm 2025, dù chưa được công bố chi tiết nhưng đã được định hình dựa trên xu hướng phát triển và hoàn thiện khung pháp lý về doanh nghiệp và chứng khoán tại Việt Nam. Các điểm nhấn được kỳ vọng sẽ bao gồm:

Tăng cường tính minh bạch và công khai thông tin

Minh bạch luôn là nền tảng của quản trị doanh nghiệp hiệu quả và là yếu tố then chốt thu hút nhà đầu tư. Các quy định mới dự kiến sẽ đặt ra yêu cầu cao hơn về việc công khai thông tin liên quan đến ĐHCĐ, từ trước, trong và sau cuộc họp.

• Thời hạn công bố thông tin: Có thể sẽ có các quy định chặt chẽ hơn về thời hạn gửi tài liệu, chương trình họp, báo cáo tài chính và các nghị quyết đến cổ đông. Điều này nhằm đảm bảo cổ đông có đủ thời gian để nghiên cứu, đưa ra quyết định có trách nhiệm. Chẳng hạn, thay vì 10 ngày như hiện hành, thời hạn có thể được kéo dài hơn hoặc yêu cầu chi tiết hơn về phương thức gửi.
• Nội dung thông tin công bố: Chi tiết hóa hơn các hạng mục thông tin bắt buộc phải công bố, bao gồm nhưng không giới hạn ở lý do bầu/miễn nhiệm thành viên HĐQT, thù lao, các giao dịch với bên liên quan. Điều này giúp cổ đông có cái nhìn toàn diện hơn về các vấn đề được trình bày tại ĐHCĐ.
• Trách nhiệm giải trình: Tăng cường trách nhiệm của HĐQT và Ban Kiểm soát trong việc giải trình các vấn đề cổ đông quan tâm, đặc biệt là những câu hỏi được gửi trước hoặc trong cuộc họp. Điều này khuyến khích sự đối thoại cởi mở và xây dựng giữa doanh nghiệp và cổ đông.

Đây là sự tiếp nối và cụ thể hóa tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2020: 5 Điểm Mới “Đột Phá” Sẽ Thay Đổi Cuộc Chơi Đại hội Cổ đông của Bạn!, nhấn mạnh vào quyền được biết và tham gia của cổ đông.

Thúc đẩy chuyển đổi số và Họp trực tuyến

Đại dịch COVID-19 đã chứng minh vai trò không thể thiếu của công nghệ trong việc duy trì hoạt động kinh doanh, trong đó có việc tổ chức ĐHCĐ. Các quy định mới năm 2025 được kỳ vọng sẽ chính thức hóa và khuyến khích mạnh mẽ hơn nữa việc áp dụng công nghệ trong tổ chức ĐHCĐ, thậm chí có thể tiến tới bắt buộc đối với một số loại hình doanh nghiệp niêm yết nhất định.

• Hợp pháp hóa và tiêu chuẩn hóa Họp trực tuyến/Hybrid: Quy định chi tiết hơn về quy trình, kỹ thuật, và pháp lý để tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hoặc kết hợp (hybrid). Điều này bao gồm yêu cầu về hệ thống định danh cổ đông, cơ chế kiểm soát đại biểu, và đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu. Các doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu sâu hơn về Họp Đại hội Cổ đông Trực tuyến: Làm Sao Để “Hợp Chuẩn” Pháp Lý 100%? để đảm bảo tuân thủ.
• Bắt buộc Biểu quyết điện tử: Quy định có thể hướng tới việc bắt buộc hoặc khuyến khích mạnh mẽ áp dụng biểu quyết điện tử trong các cuộc họp ĐHCĐ. Điều này không chỉ tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm phiếu mà còn giảm thiểu sai sót, nâng cao sự tin cậy. Các doanh nghiệp cần chú ý tới tính pháp lý của phương pháp này, như đã được đề cập trong bài viết Biểu Quyết Điện Tử Có Hợp Pháp Không? Giải Mã Luật Việt Nam Cho Doanh Nghiệp Bạn.
• Lưu trữ dữ liệu điện tử: Yêu cầu về việc lưu trữ các biên bản, kết quả biểu quyết, và các tài liệu liên quan dưới dạng điện tử để dễ dàng truy xuất và kiểm tra khi cần thiết.

Nâng cao quyền và sự tham gia của cổ đông

Các quy định mới sẽ tập trung vào việc tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cổ đông thực hiện quyền của mình, từ quyền được tham dự, quyền biểu quyết cho đến quyền được chất vấn và đưa ra đề xuất.

• Cơ chế ủy quyền linh hoạt hơn: Có thể sẽ có các quy định cho phép ủy quyền qua phương tiện điện tử, tăng tính tiện lợi cho cổ đông không thể tham dự trực tiếp.
• Quyền chất vấn và đề xuất: Quy định chi tiết hơn về thời gian và cách thức cổ đông gửi câu hỏi, đề xuất trước ĐHCĐ, và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc trả lời. Điều này thúc đẩy đối thoại hai chiều và tăng cường sự tham gia của cổ đông vào quá trình ra quyết định.

Chế tài xử lý vi phạm nghiêm khắc hơn

Để đảm bảo tính tuân thủ, UBCKNN có thể sẽ áp dụng các chế tài mạnh mẽ hơn đối với các vi phạm liên quan đến tổ chức ĐHCĐ, từ việc không công bố thông tin đúng hạn, sai sót trong quy trình biểu quyết cho đến việc vi phạm quyền của cổ đông. Điều này nhằm tạo ra một môi trường pháp lý chặt chẽ, khuyến khích doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định.

Tác động và thách thức đối với doanh nghiệp

Những quy định mới từ UBCKNN, dù mang lại nhiều lợi ích về minh bạch và hiệu quả, cũng sẽ đặt ra không ít thách thức cho các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận IR/QHCD:

Khía cạnh	Quy định hiện hành (Tổng quát)	Quy định mới năm 2025 (Kỳ vọng)	Tác động đến doanh nghiệp
Công khai thông tin	Yêu cầu công bố cơ bản về tài liệu họp, thời gian	Chi tiết hóa nội dung, rút ngắn thời hạn công bố bắt buộc trước ĐHCĐ, tăng cường minh bạch	Tăng áp lực chuẩn bị tài liệu sớm, đảm bảo chất lượng và đầy đủ thông tin; yêu cầu bộ phận IR chủ động hơn trong giao tiếp với cổ đông.
Hình thức tổ chức ĐHCĐ	Truyền thống là chính, trực tuyến/lai ghép khuyến khích nhưng quy định chưa chặt chẽ	Chính thức hóa, tiêu chuẩn hóa và có thể bắt buộc đối với hình thức trực tuyến/lai ghép cho một số đối tượng	Yêu cầu đầu tư hạ tầng công nghệ, phần mềm chuyên dụng; đảm bảo tính pháp lý và an toàn bảo mật cho cuộc họp.
Biểu quyết	Biểu quyết trực tiếp/qua phiếu giấy là chủ yếu, điện tử chưa phổ biến rộng rãi	Khuyến khích mạnh mẽ hoặc bắt buộc biểu quyết điện tử	Cần hệ thống phần mềm đáng tin cậy, quy trình kiểm phiếu minh bạch và nhanh chóng.
Quyền cổ đông	Quyền được tham dự, chất vấn, biểu quyết; cơ chế ủy quyền truyền thống	Mở rộng cơ chế ủy quyền điện tử, tăng cường quyền chất vấn và yêu cầu giải trình, bảo vệ cổ đông thiểu số	Yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung, kịch bản trả lời, và khả năng tương tác linh hoạt với cổ đông.
Chế tài vi phạm	Có nhưng chưa đủ sức răn đe trong một số trường hợp	Nghiêm khắc hơn, chi tiết hơn, áp dụng linh hoạt theo mức độ vi phạm	Gia tăng rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ, yêu cầu bộ phận pháp chế và IR phối hợp chặt chẽ.

Nhìn chung, các quy định mới sẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải:

1. Đầu tư vào công nghệ: Để đáp ứng yêu cầu về họp trực tuyến, biểu quyết điện tử, và quản lý thông tin cổ đông một cách hiệu quả và an toàn.
2. Nâng cao năng lực nhân sự: Bộ phận IR/QHCD cần được đào tạo về pháp lý mới, kỹ năng quản lý sự kiện trực tuyến, và khả năng giao tiếp đa chiều với cổ đông.
3. Rà soát và điều chỉnh quy trình nội bộ: Cần xem xét lại các quy trình tổ chức ĐHCĐ hiện tại để đảm bảo tuân thủ các quy định mới về thời gian, nội dung và hình thức.
4. Quản lý rủi ro pháp lý: Doanh nghiệp cần chủ động nhận diện và giảm thiểu rủi ro từ các chế tài nghiêm khắc hơn, bằng cách thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ.

Chuẩn bị gì cho Đại hội Cổ đông năm 2025?

Để đón đầu và tuân thủ hiệu quả các quy định mới từ UBCKNN, bộ phận IR/QHCD cần triển khai một lộ trình chuẩn bị toàn diện.

Nâng cao nhận thức và năng lực pháp lý

Đầu tiên, điều quan trọng là phải nắm vững các điều khoản, nghị định, thông tư mới được ban hành.

• Đào tạo nội bộ: Tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ IR, pháp chế, và ban thư ký công ty về các quy định mới, nhấn mạnh những thay đổi cốt lõi và tác động trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Tham gia hội thảo: Chủ động tham gia các hội thảo, tọa đàm do UBCKNN, các sở giao dịch chứng khoán hoặc các tổ chức chuyên nghiệp tổ chức để cập nhật thông tin và học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác.
• Tham vấn chuyên gia: Hợp tác với các chuyên gia tư vấn pháp lý và quản trị doanh nghiệp để được hướng dẫn chi tiết về việc áp dụng các quy định mới vào thực tiễn doanh nghiệp.

Đầu tư và tối ưu hóa hạ tầng công nghệ

Với xu hướng số hóa mạnh mẽ, việc đầu tư vào công nghệ sẽ là yếu tố quyết định sự thành công của ĐHCĐ trong tương lai.

• Hệ thống họp trực tuyến/hybrid: Đánh giá và lựa chọn các giải pháp phần mềm cho phép tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hoặc kết hợp một cách an toàn, minh bạch, đảm bảo khả năng tương tác hai chiều và biểu quyết tức thời. Hệ thống này cần có khả năng xác thực danh tính cổ đông, theo dõi sự tham gia, và ghi nhận kết quả biểu quyết chính xác.
• Phần mềm quản lý cổ đông: Tối ưu hóa hoặc triển khai phần mềm quản lý danh sách cổ đông, thông tin liên lạc, lịch sử giao dịch và quyền biểu quyết. Điều này giúp việc gửi thông báo, tài liệu và tổng hợp kết quả trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.
• An ninh mạng và bảo mật dữ liệu: Đảm bảo hệ thống công nghệ được bảo vệ vững chắc trước các rủi ro an ninh mạng, bảo vệ thông tin cá nhân của cổ đông theo đúng quy định pháp luật.

EasySMS (Giải pháp Tổ chức Đại hội cổ đông) là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức từ các quy định mới của UBCKNN. Với khả năng “Quản lý chương trình họp Đại hội cổ đông” toàn diện, từ “Khởi tạo chương trình” đến “Tổ chức ĐHCĐ: Bắt đầu, tạm dừng, lấy biểu quyết, bầu cử, Q&A, báo cáo, kết thúc”, EasySMS giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo tính minh bạch và pháp lý. Đặc biệt, chức năng “Cập nhật biểu quyết/ý kiến cổ đông bằng công nghệ OCR” và “Thông tin chi tiết Cổ đông (Consolidate dữ liệu Ủy quyền)” sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc tuân thủ các quy định về biểu quyết điện tử và quản lý dữ liệu cổ đông một cách chính xác, an toàn, góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp cho bộ phận IR/QHCD trong kỷ nguyên số.

Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ

Mỗi doanh nghiệp cần xem xét lại Điều lệ, Quy chế nội bộ về quản trị công ty và các quy trình tổ chức ĐHCĐ hiện hành.

• Sửa đổi Điều lệ và Quy chế: Điều chỉnh Điều lệ và các quy chế liên quan để phù hợp với quy định mới, đặc biệt là các điều khoản về hình thức tổ chức ĐHCĐ, phương thức biểu quyết và quyền của cổ đông.
• Quy trình công bố thông tin: Thiết lập quy trình chuẩn hóa cho việc chuẩn bị, kiểm duyệt và công bố thông tin liên quan đến ĐHCĐ, đảm bảo đúng thời hạn và đầy đủ nội dung.
• Kịch bản ứng phó: Xây dựng các kịch bản ứng phó với các tình huống phát sinh trong ĐHCĐ trực tuyến, như sự cố kỹ thuật, tranh chấp về biểu quyết, hoặc các câu hỏi khó từ cổ đông.

Tăng cường giao tiếp với cổ đông

Bộ phận IR/QHCD cần chủ động hơn trong việc tương tác và hỗ trợ cổ đông.

• Hướng dẫn chi tiết: Cung cấp các hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu cho cổ đông về cách thức tham gia ĐHCĐ trực tuyến, cách sử dụng công cụ biểu quyết điện tử, và quy trình gửi câu hỏi/đề xuất.
• Kênh hỗ trợ: Thiết lập các kênh hỗ trợ chuyên biệt (hotline, email, chat trực tuyến) để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ cổ đông kịp thời trước, trong và sau ĐHCĐ.
• Phản hồi kịp thời: Đảm bảo mọi câu hỏi, ý kiến của cổ đông đều được ghi nhận và phản hồi một cách chuyên nghiệp, đầy đủ.

Việc tham khảo các giải pháp hiện đại như Giải pháp Tổ chức Đại hội cổ đông – Easy Sms có thể là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với các yêu cầu mới.

Kết luận và khuyến nghị

Các quy định mới về Họp Cổ đông năm 2025 từ UBCKNN không chỉ là một cột mốc pháp lý quan trọng mà còn là động lực thúc đẩy sự phát triển của quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. Đối với bộ phận IR/QHCD, đây là cơ hội để nâng tầm vai trò của mình trong doanh nghiệp, từ việc đảm bảo tuân thủ pháp luật đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ bền chặt với cộng đồng nhà đầu tư.

Việc chủ động chuẩn bị, đầu tư vào công nghệ, nâng cao năng lực nhân sự và tối ưu hóa quy trình là chìa khóa để các doanh nghiệp không chỉ đáp ứng mà còn vượt lên trên các yêu cầu của quy định mới. Bằng cách đó, doanh nghiệp không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn củng cố được uy tín, minh bạch và tạo dựng được niềm tin vững chắc từ phía cổ đông, góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.

Hãy xem các quy định này không phải là gánh nặng mà là đòn bẩy để doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trên con đường phát triển chuyên nghiệp và hội nhập quốc tế. Đừng bỏ lỡ cơ hội để trở thành một hình mẫu về quản trị doanh nghiệp tốt trong kỷ nguyên số.