English
日本語
한국어
简体中文
Việc đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng thường được coi là một trong những nhiệm vụ quản lý khó khăn nhất. Mặc dù cần thiết cho sự phát triển của nhân viên, sự gắn kết của đội nhóm và sự tự tin của lãnh đạo, việc cung cấp phản hồi thẳng thắn thường không đạt được tiềm năng thực sự của nó. Trong nhiều thập kỷ, một phương pháp phổ biến để giảm bớt tác động tiêu cực là “khen kẹp phê”. Tuy nhiên, các nghiên cứu mới cho thấy chiến thuật được áp dụng rộng rãi này hiện đã lỗi thời và không hiệu quả.
Phương pháp “khen kẹp phê” bao gồm đưa ra phản hồi tiêu cực ở giữa hai lời khen dường như không liên quan. Một ví dụ điển hình có thể là: “Roger, những phân tích của bạn tại cuộc họp với khách hàng vô cùng quý giá (lời khen). Tuy nhiên, sự đúng giờ của bạn đã giảm sút, ảnh hưởng đến việc giao hàng (phản hồi). Nhưng báo cáo gần đây bạn soạn thảo thì xuất sắc (lời khen)”. Cách tiếp cận này, được phổ biến vào những năm 1980, nhằm giảm bớt sự khó chịu cho cả người đưa và người nhận phản hồi.
Theo Karen MacMillan, giáo sư về hành vi tổ chức tại Trường Kinh doanh Ivey của Đại học Western Ontario, phương pháp này không còn hiệu quả. “Đây từng là tiêu chuẩn vàng,” MacMillan nói, “nhưng các nghiên cứu cho thấy rõ ràng—việc khen ngợi xen kẽ không khiến việc tiếp nhận phản hồi khó khăn trở nên dễ chịu hơn.” Thay vì thúc đẩy sự phát triển, nó thường gây ra sự nhầm lẫn và mất lòng tin.
Sự Thẳng Thắn Thay Vì Sự Hài Hòa Nhân Tạo
MacMillan, cùng với các đối tác nghiên cứu của Ivey là Fernando Olivera và Cameron McAlpine, và Gouri Mohan từ Trường Quản lý IESEG, đang khám phá vai trò quan trọng của sự thẳng thắn trong môi trường làm việc. Những phát hiện ban đầu của họ cho thấy rằng giao tiếp trung thực, cởi mở, khi được thực hiện đúng cách, mang lại những lợi ích đáng kể.
“Khi thực hiện với sự tử tế, sự thẳng thắn mang lại những lợi ích rộng lớn,” MacMillan giải thích. Phản hồi trực tiếp, được đưa ra với sự quan tâm và tự tin, không chỉ giúp sự phát triển của nhân viên mà còn củng cố các mối quan hệ chuyên nghiệp và xây dựng lòng tin nền tảng. Đây chính là nơi phương pháp “khen kẹp phê” truyền thống thất bại. Nhân viên thường coi những nhận xét tích cực ban đầu chỉ như những lời bào chữa, chờ đợi câu “nhưng” và lời phê bình tiêu cực không thể tránh khỏi. Mô hình này có thể dẫn đến việc người nhận bỏ qua phản hồi tích cực chân thành và cảm thấy khó chịu với lời phê bình.
“Họ đang chờ đợi phần còn lại của câu chuyện,” MacMillan lưu ý. “Việc thường xuyên bắt đầu bằng lời khen để dẫn vào lời phê bình sẽ nhanh chóng dạy mọi người phải cảnh giác. Cuối cùng, họ bỏ qua những lời khen và cảm thấy khó chịu với những lời phê.”
Lộ Trình Để Đưa Ra Phản Hồi Hiệu Quả
Đối với các nhà lãnh đạo sẵn sàng vượt qua những phương pháp phản hồi lỗi thời, MacMillan đề xuất một lộ trình thực tế, được định hướng bởi ý định cho những cuộc trò chuyện có ý nghĩa hơn:
1. Chiến Lược Hóa Cách Tiếp Cận Của Bạn
Nhiều sai lầm trong việc đưa ra phản hồi xảy ra do thiếu chuẩn bị. Trước bất kỳ cuộc thảo luận nào, hãy dành vài phút để tự hỏi:
- Điểm cốt lõi và mục đích của phản hồi này là gì? Tôi có đang hành động với đúng ý định không?
- Tôi có những ví dụ cụ thể, xác thực nào để hỗ trợ quan sát của mình không?
- Tôi có thể diễn đạt rõ ràng tác động của hành vi đang được thảo luận không?
- Dòng mở đầu của tôi sẽ là gì? “Câu đầu tiên ấy thiết lập tông giọng,” MacMillan nhấn mạnh. “Nó có thể quyết định thành bại của cuộc trò chuyện.”
2. Thúc Đẩy Một Cuộc Trò Chuyện Hai Chiều
Tránh độc thoại. Phản hồi hiệu quả là một con đường hai chiều. Hãy chuẩn bị sẵn sàng đặt những câu hỏi mở như, “Bạn cảm nhận tình huống này như thế nào?” hoặc “Chúng ta có cùng nhìn nhận vấn đề này không?” Điều này tạo không gian để nhân viên chia sẻ góc nhìn của họ, có thể tiết lộ những thông tin quan trọng mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Nếu cuộc trò chuyện đi chệch hướng, bạn có thể tạm dừng, định hướng lại hoặc thậm chí sắp xếp lại cuộc hẹn.
3. Thể Hiện Sự Đầu Cá Nhân
Hãy cho thấy bạn quan tâm đến sự thành công của cá nhân đó bằng cách liên kết phản hồi của mình với khát vọng của họ. Ví dụ, bạn có thể nói, “Tôi biết bạn rất mong muốn thăng tiến trong công ty. Tôi đã nhận thấy điều gì đó có thể đang cản trở sự tiến bộ của bạn. Bạn có muốn thảo luận về điều này không?” Cách tiếp cận này trao quyền cho nhân viên, chuyển từ chỉ định từ cấp trên thành một nỗ lực hợp tác.
4. Đạt Được Sự Thống Nhất Hai Chiều
Mọi cuộc trò chuyện phản hồi nên kết thúc với sự rõ ràng. Thiết lập một kế hoạch rõ ràng, nêu các bước tiếp theo và khi bạn sẽ theo dõi. Ngay cả một câu đơn giản như, “Hãy cùng suy ngẫm về điều này và kết nối lại vào tuần tới,” cũng giúp duy trì động lực và trách nhiệm.
5. Chấp Nhận Phản Hồi Là Một Quá Trình Liên Tục
Sự thay đổi đáng kể hiếm khi đến từ một cuộc trò chuyện duy nhất. Sự cải thiện thực sự đạt được thông qua một quá trình liên tục của việc theo dõi, củng cố và xây dựng lòng tin theo thời gian.
Mặc dù việc áp dụng phản hồi thẳng thắn đòi hỏi sự can đảm ban đầu, MacMillan đảm bảo rằng với thực hành, những cuộc trò chuyện trung thực này trở nên tự nhiên hơn, có tác động mạnh mẽ hơn và cuối cùng là mang lại nhiều phần thưởng hơn cho tất cả những người liên quan. “Thước đo thực sự của phản hồi không phải là nó được truyền đạt tốt như thế nào,” bà kết luận, “mà là nó có tạo ra sự thay đổi và củng cố các mối quan hệ hay không.”